Nézzünk néhány példát
- Diagrammal egy pillanat alatt átlátható a vállalat adott havi vagy akár az egész éves értékesítési teljesítménye, forgalma vagy az elért árrése.
- A megfelelő lista nézetben megjelennek az adott napon kiegyenlítendő beszállítói számlák.
- Ugyancsak lista nézetben megjelennek a raktár számára a kiszolgálásra váró kiszedési listák, vagy az adott napra várható beszállítások.
Szűrések
Szűrni általában sokféleképpen lehet a különböző ügyviteli rendszerekben, de vajon az aktuális információigényünk szerint megfogalmazott összetett kérdésekre is kapunk választ?
Nézzünk egy ilyen kérdést:
“Szükségem van az adott havi nyitott vevői rendelések nettó értékére, várható árrésére és ELÁBÉ-jár, melyek már biztosan kiszolgálhatók, de a raktár még nem szedett ki a készletről. Ezeket szeretném látni tételesen egy listában és termékkategóriánként összesítve, valamint a nettó értéket vevőnként aggregálva diagram formátumban.”
Amennyiben az ehhez hasonló kérdésekre Excel használata nélkül is pár perc alatt tudunk válaszolni, akkor elégedettek lehetünk szoftverünkkel.
Belső kommunikáció
Az ügyviteli rendszerek a belső kommunikációra is többféle lehetőséget biztosítanak, ha egyáltalán támogatják azt.
Nem kell több post-it vagy külső csevegő alkalmazás (Skype, Hangouts, Messenger, WhatsApp), ha van a rendszerben belső chat funkció, ami szerencsés esetben a például bizonylathoz van kapcsolva, így egyből megnyitható a kérdéses bizonylat és később is látszik, hogy milyen kommunikáció zajlott. Egy egyszerű kommunikációval akár a jóváhagyás workflow is kiváltható.
Feladatok kezelése
A feladatok kezelése akkor tud hatékony lenni, ha mindig egyértelmű, hogy mire vonatkoznak és pontosan tudjuk, hogy kinek van vele aktuálisan teendője.
Lényeges kritérium, hogy az aktuális feladatok mindig szem előtt legyenek a rendszerben. Lehetnek külön területekhez tartozó feladatok, vagy egy azonos területhez tartozó feladatok egy lista nézetben a vezérlőpulton. Például a raktárvezető a rendszert megnyitva a vezérlőpulton megjelenő lista nézetben egyből láthatja a nyitott kiszedési listákat.
A feladatok kezeléséről még nagyon sokat lehetne írni, de amit külön kiemelnénk, hogy legyen határidejük és a rendszer képes legyen erről időben emlékeztetni a felelőst.
Értesítések
Az automata értesítés egy roppant hatásos eszköz, de csak ha okosan használjuk. Vigyázni kell, nehogy abba a hibába essünk, hogy túl sok mindenről kérünk értesítést különben spamként fogjuk azokat megélni.
Viszont az ügyesen kitalált automata értesítésekkel a számunkra fontos eseményekről mindig képben lehetünk. Például egy vevői számla helyesbítve, esetleg sztornózva lett, vagy a NAV adatszolgáltatás során figyelmeztetés vagy hibaüzenet érkezett.
Hasznos értesítés lehet a raktárnak, ha egy kiszedési lista megjegyzést tartalmaz, valószínűleg erre külön figyelni kell. Vagy ha egy raktárközi átadás csak részlegesen lett átvéve.
Átláthatóság
Az átláthatóságot javítja, ha az iratkezelőt össze lehet kötni egy jóváhagyás workflow-val. Így például csak a jóváhagyott beszállítói számlák kerülhetnek rögzítésre vagy kiegyenlítésre.
Az egyes folyamatokhoz kapcsolódó bizonylatok átláthatósága ma már alapvető kritérium. Érdemes olyan rendszer választani, ahol ezek láncba fűzve egyértelműen követhetők.
Riportok
A riportokról hosszan lehetne írni. Nagyon változatosak lehetnek és természetesen a vállalaton belüli területeknek is eltérő riportokra van szükségük.
Amit itt külön kiemelnénk, az a beépített riportokból nem, vagy csak nehezen kinyerhető kimutatások készítése. Bizonyos rendszerekben megvan a lehetőség, hogy minimális IT tudással a nehezen kinyerhető adatokból, vagy akár közvetlenül a rendszer adatbázisából is gyors kimutatásokat készítsünk, így nem kell az Excel exportálásokkal és függvények frissítésével, karbantartásával küszködni.
Bízunk benne, hogy ezzel a pár kiragadott példával is sikerült átfogó képet adnunk a modern ügyviteli rendszerek hatékonyságnövelő lehetőségeiről és a célravezető használatáról.
Hogy előre tudjunk lépni, tegyük fel magunkban a következő kérdéseket:
- Milyen eszközökre, funkciókra lenne szükségünk?
- A vállalatirányítási rendszerünkben milyen eszközök állnak rendelkezésre a produktivitás növelésére?
- Ezeket az eszközöket megfelelően ki tudjuk használni?
A mai fejlett ügyviteli rendszerek számos területen és megannyi eszközzel támogatják a cégeket, legyen szó akár a stratégia megalkotásától a legapróbb operatív feladatig. Azonban a legfejlettebb ERP is csak akkor hasznos, ha azt a cégünk folyamataira és igényeire szabták, illetve megfelelően kiaknázzuk a bennük rejlő lehetőségeket.
Vegye fel a kapcsolatot szakértőinkkel és egy díjmentes konzultáció keretében vizsgáljuk meg, hogy az Önök cégének milyen támogatást tud nyújtani a PULI-ERP!
