Mi alapján válasszuk ki vállalatirányítási rendszerünket és annak szállítóját?

Az alábbi pár szempontot egy ügyfelünk ötlete alapján gyűjtöttük össze, aki az első beszélgetésünk során önkritikusan jegyezte meg, hogy “nem is tudom, hogy pontosan miket kellene még kérdeznem”. Ebben szeretnénk most segítséget nyújtani.

Miután eldöntöttük, hogy vállalatirányítási rendszert vezetünk be, rögtön találkozunk az első nehézséggel, hogy ki kell választanunk a megfelelő ERP rendszert és a szállítóját. A mostani cikkünkben ehhez a kihíváshoz adunk pár támpontot.

Hogyan készüljünk fel a vállalatirányítási rendszer kiválasztására?

Természetesen az egyes szállítók is segítenek kideríteni és megfogalmazni az igényeinket, de nagyban megkönnyítjük a dolgunkat, ha tudatosan, előre definiált szempontok és igények alapján vágunk bele ebbe a szakaszba.

Mielőtt ERP-t és szállítót keresünk, fogalmazzuk meg, hogy:

• milyen problémáink vannak a mostani megoldásainkkal, mik az ideális működésünk és fejlődésünk főbb akadályai?
• milyen céges folyamataink és működésünk van, amiben a vállalatirányítási rendszer megoldást tud nyújtani?
• milyen eredményekre, megtérülésre számítunk az ERP-be való befektetést követően?
• mennyit szánunk rá és milyen konstrukcióval fizetnénk?
• közép és hosszú távon milyen céljaink vannak cégünkkel?

Ha célirányosan átgondoljuk a fenti kérdéseket, máris hatalmas lépést tettünk afelé, hogy olyan ügyviteli rendszerbe fektessünk, mely a lehető legideálisabb megoldást nyújtja számunkra.

Keressünk fel több ERP szolgáltatót

Mielőtt döntést hozunk, tanácsos több szállítóval is felvenni a kapcsolatot. Nézzük meg, hogy milyen termékük van, milyen szolgáltatást nyújtanak a szoftveren túl, mennyiért kínálják a rendszerüket és lényeges szempont az is, hogy milyen referenciákkal rendelkeznek. Azon túl, hogy a hitelesség igen fontos, rengeteg időt és pénzt spórolhatunk meg, ha eleve olyan ERP szállítóval tárgyalunk, aki kiismeri magát a mi iparágunkban.

Ha olyan céggel dolgozunk együtt, aki tapasztalattal rendelkezik a mi területünkön, akkor már valószínűleg ismeri az általános folyamatokat, az iparági problémák, a best practice-eket, az iparági sajátosságokat és magát az “üzleti szókincsünket” is.

Kulcs szempontok a vállalatirányítási rendszer kiválasztásával kapcsolatban

Milyen technológián alapszik a rendszer?

Mindenképpen olyan rendszerbe fektessünk, mely jövőálló. Vagyis ne egy idejét múlt technológiát válasszunk, hanem például egy olyan, weben futó felhős alkalmazás mellett tegyük le voksunkat, melynek az elavulásától nem kell tartanunk. Válasszunk olyan megoldást, mely tökéletesen illeszkedik a ma és az elkövetkezendő évek technológiai környezetébe is.

Milyen modulok állnak rendelkezésre? Tudjuk-e később bővíteni?

Mérjük fel működésünket és folyamatainkat. Válasszunk olyan vállalatirányítási rendszert, mely minél több terhet le tud venni a vállunkról és minél nagyobb támogatást nyújt cégünk és kollégáink számára. Lehet, hogy először csak a bolti vagy online értékesítési folyamatainkat ültetjük át egy ERP rendszerbe, később azonban már a beszerzést, könyvelést, vagy akár a szervizelést is becsatornázhatjuk ügyviteli rendszerünkbe.

Sőt, ha hosszabb távú célunk, hogy később akár gyártással is foglalkozzunk, érdemes nyitva tartani a szemünket és a vállalatirányítási rendszer kiválasztása során már gondolni rá, hogy a későbbiekben akár egy ilyen modulra is szükségünk lehet. Az ERP kiválasztása során ne csak a ma, hanem a holnap feladataira is gondoljunk.

Mennyire fedi le folyamatainkat a kínált ERP?

A vállalatirányítási rendszer kapcsán kulcskérdés, hogy az mennyire felel meg jelenlegi működésünknek, igényeinknek. Hiba lenne azonban kizárólag olyan rendszerben gondolkodni, mely tökéletesen lefedi a mostani folyamatainkat.

Legyünk nyitottak arra, ha a vállalatirányítási rendszer egy egyszerűbb utat és megoldást kínál felmerülő igényeink számára, hiszen a jó rendszer helyettünk dolgozik. Egy jól működő ERP valószínűleg így is új rutinokat fog behozni cégünk életébe, mely megkönnyíti működésünket és mindennapjainkat.

Milyen kapcsolatokkal, partnerekkel rendelkezik a szállító?

Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése komoly döntés és gyakran nagy horderejű változtatásokat igényel. Nem mindegy tehát, hogy a szállítónk milyen plusz segítséget tud nyújtani a rendszeren túl.

Hatalmas segítség lehet, ha szállítónk kapcsolatban áll például egy erre szakosodott pályázatíró céggel, hiszen gyakoriak az üzletfejesztéshez, digitalizációhoz tartozó támogatások – éljünk ezekkel. Infrastrukturális fejlesztés esetén pedig hasznos lehet, ha szállítónk partnerénél kedvezményesen tudunk terminálokat, pénztárgépeket, kézi eszközöket és egyéb berendezéseket vásárolni, szervizelni.

Van-e tapasztalatuk a mi cégméretünkkel, iparágukkal?

Ezt a referenciáknál említettük már, de nem lehet eleget hangsúlyozni, hogy sok kockázatnak elejét vesszük, ha olyan szolgáltatóval dolgozunk együtt, aki kiismeri magát a mi iparágunkban és működési formánkban.

Bármennyire hívogató egy nemzetközi multikat kiszolgáló rendszer hitelessége és neve, egy 30 fős KKV számára közel sem biztos, hogy megfelelő szolgáltatást tudnak nyújtani. Természetesen nem garantált a bukás, ha egy, a mi területünkön tapasztalatlan szállítót bízunk meg, de egy ilyen horderejű projekt során nem bölcs választás első fecskének lenni.

Integrált vállalatirányítási rendszert kínálnak? Mekkora az integráltság mértéke?

Manapság az egyik legnépszerűbb buzzword a vállalatirányítási rendszerek területén az “integrált ERP”. Ez azonban nemcsak egy divatos hívószó, hanem komoly versenyelőnyt is nyújt, ha a különböző szigetrendszereket kiváltjuk egy integrált vállalatirányítási rendszerrel.

Az integrált ERP egyszerűbbé és áttekinthetőbbé teszi a munkavégzést, javítja a csoportmunkát, illetve rengeteg fejfájást megspórol nekünk, hiszen nem kell tartani kompatibilitási problémáktól, nem vagyunk kiszolgáltatva a különböző szigetalkalmazások sajátos működésének, nem kell őket összehangolni, nem kell ezerfelé licenszdíjat fizetnünk és még lehetne folytatni a sort.

Mennyibe kerül a szoftver, milyen finanszírozási lehetőségeik vannak?

Direkt hagytuk a végére az árakat, ezzel is érzékeltetve, hogy ugyan fontos szempont, de hosszabb távon megbosszulja magát, ha elsődlegesen az ár alapján priorizálunk a különböző szállítók között. Az árajánlat mellett legalább olyan fontos, hogy milyen finanszírozási megoldások közül választhatunk. Egy összegben kell fizetni, vagy havidíjas a szolgáltatás? Mennyi az éves licensz díj, a support és készenléti díj pontosan mit takar? Milyen szolgáltatások tartoznak az egyes ajánlatokhoz?

Természetesen fontos mérlegelni az árajánlatokat, de ne csak ez alapján hozzuk meg döntésünket.

Egy ügyviteli rendszer és a szállítójának kiválasztása komoly feladat, ráadásul minden cég más és más igényekkel bír, így nincs könnyű helyzetben, aki ezzel találja szemben magát. A fenti pár támpontból azonban már ki tudunk indulni, hogy eredményesen lássuk el ezt a feladatot.

Ön is vállalatirányítási rendszer bevezetése előtt áll?

Vegye fel velünk a kapcsolatot és kérje szakértőnk segítségét!