Tudta, hogy egy vállalat átlagosan 17 hetet tölt a vállalatirányítási rendszerének kiválasztásával? A Softwarepath 2021-es tanulmányából az is kiderül, hogy három cégből kettő felhőalapú, web-ről futtatható vállalatirányítási rendszert keres. De mi történik, miután kiválasztottuk a megfelelőnek tűnő ERP rendszert?
Mostani cikkünkben röviden összefoglaljuk, hogy milyen lépések vezetnek a vállalatirányítási rendszerünk kiválasztásától kezdve a sikeres átadásig.
1. Első találkozó és rendszerbemutató az ERP szállítóval
Az első kapcsolatfelvétel általában egy rövid telefonbeszélgetés, ennek célja egy rövid áttekintés, ahol bemutatjuk a cégünket és elmondjuk, hogy mik a főbb igényeink, problémáink, mire keresünk megoldást. A vállalatirányítási rendszer szállítójának képviselője pedig röviden összefoglalja, hogy a rendszerük milyen megoldást tud nyújtani számunkra: mik a főbb erősségeik, milyen megoldást tudnak nyújtani igényeinkre.
Ezt követi egy személyes/online találkozó, ahol már célirányosan mutatják meg a vállalatirányítási szoftverük általános működését a jellemző folyamatainkra koncentrálva.
#1 Tipp a vállalatirányítási rendszer bevezetésével kapcsolatban
Gondoljunk a jövőre és ne csak a “ma” folyamataira, igényeire keressünk vállalatirányítási szoftvert. Az ERP program legyen a stratégiánk része, ezért válasszunk olyat, ami a közép és hosszabb távú céljainkat is kiszolgálja. Válasszunk egy “jövőálló”, felhőalapú rendszert, mely nem fog elavulni a következő években, évtizedekben, hanem hosszabb távon is kompatibilis lesz a különböző technológiai környezetekkel és céljainknak megfelelő bővítési lehetőségekkel is rendelkezik.
2. Ajánlatadás – mennyibe kerül egy ügyviteli rendszer?
Ha az első kapcsolatfelvétel és a szoftverbemutató sikeres volt, egy igényfelmérést követően sor kerülhet az ajánlatadásra is és a határidők meghatározására. Sok szállító vonakodik árajánlatot adni az első beszélgetést követően. Ez teljesen érthető, hiszen jelentősen módosíthat az áron és határidőkön, ha felmerül egy-egy egyedi igény, vagy egy speciális üzleti folyamat. Az első bemutatót követően egy indikatív, vagyis nagyságrendi árajánlatot tudnak adni a szállítók, mely akár +/-30%-os eltérést is mutathat a tényleges árajánlathoz képest, ha a projekt során további igények merülnek fel.
Amennyiben az általunk kiválasztott szállító törzsszoftvere minden további nélkül megfelel nekünk, akkor viszonylag kedvező árral számolhatunk. De ha több egyedi igényünk is felmerül, ahol a fejlesztőknek bele kell nyúlni a rendszerbe, akkor a szállító megbecsüli a fejlesztéshez szükséges időt és erőforrást és azzal is kalkulál az ajánlatadás során.
Hogy ez az ajánlat mennyire pontos, az azon múlik, hogy mennyire pontosan sikerült felmérni az igényeinket. A pontos és szerződésbe is foglalható árajánlathoz és vállalt határidőkhöz azonban egy az igények pontosabb ismerete szükséges.
Miből tevődik össze egy vállalatirányítási rendszer ára?
Az ERP rendszerek esetében megkülönböztetünk egyszeri és rendszeres díjakat.
Egyszeri díjak:
- licensz
- felmérés, bevezetés, oktatás
- a szoftver egyedi továbbfejlesztése (egyedi igények esetén)
Rendszeres díjak (jellemzően éves kifizetés):
- éves szoftverkövetés
- support
- üzemeltetés
3. Paraméterezések, fejlesztések
A vállalatirányítási rendszer bevezetése során ez az a pillanat, amikor mindenki feltűri az ingujjat és az előkészítést követően megkezdődik a munka a szoftveren. Ekkor kezdik el a szállító szakértői a felmérések alapján paraméterezni és testreszabni a rendszert, illetve a fejlesztők is ilyenkor végzik el a módosításokat, fejlesztéseket.
Nem minden esetben szükséges fejleszteni az ERP szoftvereket, hiszen több száz módosítható paraméter és rengeteg testreszabható felület gyakran fejlesztői beavatkozás nélkül is létrehozható, így sok extra költségtől kíméljük meg magunkat. Ebben a szakaszban a szállító és a megrendelő aktív együttműködése szükséges, hiszen milliónyi részlet, adat, funkció beállítása történik a testreszabás során.
Hogy mi számít paraméterezésnek és mi számít fejlesztési igénynek? Ez részben a szoftveren múlik, de általánosságban elmondható, hogy a különböző felületek, riportok, termékegységek, egyszerűbb folyamatok paraméterezéssel megoldhatóak. Viszont fejlesztést igényelhet egy olyan külső webshop motorral való összekötés, mellyel a szállítónk szoftverének még nincs meg a kapcsolata.
#2 Tipp egy vállalatirányítási szoftver bevezetésével kapcsolatban
Ne csak a tipikus folyamatokra és feladatokra készítsük fel a fejlesztés alatt álló szoftvert. Gondoljunk az ritkábban előforduló, ideálistól eltérő esetekre is. A szállító célja, hogy minél alaposabb képet kapjon a cég folyamatairól, hiszen csak ekkor képes felkészíteni a leendő vállalatirányítási rendszerünket minden eshetőségre.
Emellett miután ismertettük a folyamatainkat, bátran kérdezzük meg a véleményüket. Mivel sok céget láttak belülről, hátha tudnak javasolni egy ideálisabb megoldást számunkra bizonyos üzleti folyamatokra. Ne ragaszkodjunk a bevált módszerekhez, hiszen egy ERP rendszer akkor tud hatalmas segítséget nyújtani, ha mi is nyitottak vagyunk a változásra.
4. Tesztelés, oktatás
Amikor az ERP rendszerünk paraméterezése és igény szerinti fejlesztése elkészül, akkor az oktatás és tesztelés időszaka veszi kezdetét. Az oktatás során a szállító szakértője bemutatja a szoftver működését a leendő felhasználók számára. A tesztelésre átadott szoftverrel lehetősége van kollégáinknak éles körülmények között is kipróbálni a vállalatirányítási rendszert. Ez a pár hét szolgál arra, hogy a gyakorlati felhasználás során kipróbáljuk a szoftvert, szükség esetén módosításokat kérjünk és rutint szerezzünk a felhasználás során.
#3 Tipp a vállalatirányítási program bevezetésével kapcsolatban
Legyünk lelkiismeretesek a tesztelés során és proaktívan vonjuk be az összes jövőbeli felhasználót. Teszteljünk le minden eshetőséget, funkciót és bizonyosodjunk meg róla, hogy kollégáink is ugyanúgy értik és használják a rendszert, mint mi. Kérjük ki a véleményüket és kérjünk minél több visszajelzést, hiszen egy menedzser nem biztos, hogy átlát minden operatív folyamatot.
Különösen legyünk körültekintőek, ha külsős felek is használni fogják időnként a vállalatirányítási rendszerünket, illetve ha cégünk folyamatai szezonálisan változnak Például egy webshop esetén szezonálisan eltérő igények jelenhetnek meg: törzsvásárlói akciók, különböző kosárkezelések, kuponok stb.
5. A vállalatirányítási szoftver éles indulása
Az oktatást és tesztelést követően megkezdődik az éles indulás. Természetesen az első időszakban még gyakran merülnek fel kérdések és utólagos finomhangolás, míg összeérnek a folyamatok és az ERP rendszer szerves részét kezdi képezni a mindennapjainknak. Az első időszakban még rendszerint a szállító is kiemelten rendelkezésünkre áll, hogy megbizonyosodjon róla, hogy minden olajozottan működik.
6. ERP szoftver üzemeltetése
Amint a vállalatirányítási rendszer bevezetése megtörténik és már készségszinten kezelik a felhasználók, az ERP szállító a háttérbe vonul és elkezdődik az üzemeltetés időszaka. Az üzemeltetés során a rendszer karbantartása, időszakos frissítése és az ügyfélszolgálati tevékenységek zajlanak. Természetesen az átadott ERP rendszerre ne tekintsünk végleges szoftverként.
A mai modern szoftverek, különösen a felhőalapon fejlesztett programok kiválóan alkalmasak arra, hogy bővítsük, alakítsuk, hogy a jövőben felmerülő igényeinket és céljainkat is a legjobban támogassák.
Ön is vállalatirányítási rendszer bevezetése előtt áll?
Vegye fel velünk a kapcsolatot és kérje szakértőnk segítségét!
