Meggyőző statisztikai adatokkal találkozunk, ha az ERP rendszerek megtérülését vizsgáljuk. A Netsuit összefoglalója szerint az ERP-t használó cégek 95%-a javuló üzleti eredményekről számolt be az új szoftver bevezetését követően.
A felmérés szerint az ERP rendszerek három legfőbb előnye, hogy
- jelentős időmegtakarítást könyvelhetnek el a cégek,
- szervezettebbé válik az cégen belüli együttműködés, illetve
- az egy helyre gyűjtött és kezelt adatok miatt sokkal jobb üzleti döntéseket és becsléseket tudnak hozni a vezetők, valamint a folyamatok automatizálásával pontosabb és költséghatékonyabb munkavégzés érhető el.
Nem csoda, hogy a cégek sorban állnak az ERP fejlesztők előtt. Ha gyorsan lépünk, akkor versenyelőnyre tehetünk szert a konkurenciával szemben, ha sokáig halogatjuk a döntést, akkor lemaradunk. Így a kérdés nem az, hogy be kell-e vezetni egy modern és hatékony vállalatirányítási rendszert, hanem az, hogy mikor hozzuk meg a döntést.
Rengeteg tanáccsal találkozunk, ha az ERP rendszer sikeres bevezetése után kutatunk. Ezek lehetnek egészen apró tippek, de akár stratégiai jellegű javaslatok is. A teljesség igénye nélkül összegyűjtöttünk pár szempontot, amit mindenképpen érdemes figyelembe venni, ha mi is az ERP használók táborába tervezünk lépni.
1. Értsük meg a saját cégünk működését
Provokatívnak hangzik, de meglepődnénk, hogy hány cégvezető jön zavarba, ha a vállalata működésének folyamatábráit kéne lerajzolnia. Ez azért okoz nehézséget, mert ugyan minden cégnél vannak szervezeti folyamatok, de szinte mindenhol találkozunk íratlan szabályokkal, szokásokkal, emberi tényezőkkel, amik éppen csak annyit csavarnak a tényleges működésen, hogy azt nehéz egy általános folyamatábrán lemodellezni.
Ilyenek például a kevésbé tipikus, de rendszeresen előforduló esetek amiket muszáj valahogy kezelni. Például milyen ELÁBÉ-n kezeljük a visszárut, hogyan kezeljük a selejtet, hogyan kezeljük, ha valaki többféle devizában akar fizetni?
Egy ERP rendszer bevezetése során azonban alapvető, hogy a főbb üzleti folyamatokat le lehessen képezni szoftveresen. Ha szeretnénk megismerni cégünk valódi működését, akkor vonjuk be a többi menedzsert, a munkavállalókat és ne felejtsük ki a látszólag ritkán előforduló, de kezelendő kivételeket is a folyamatok feltárása során. Az elemzéskor nyugodtan bíráljuk felül korábbi működésünket, törekedjünk azok egyszerűsítésére. Keressük meg azokat a lépéseket, mozzanatokat, melyek nem teremtenek értéket és ezeket lehetőség szerint iktassuk ki vagy alakítsuk át.
Az ERP hatalmas segítséget tud nyújtani, ha jól alkalmazzuk. Viszont csak azokat a folyamatainkat ültessük át, amiben tényleg segítséget nyújt, ne akarjunk minden kis Excelt feltétlenül kiváltani a vállalatirányítási rendszerrel. Vannak apró dolgok, amiket nem egy ERP rendszerben hatékony kezelni.
2. Pontosan fogalmazzuk meg az igényeinket és tudjuk őket rangsorolni
Az ERP tanácsadók nem egyszer tapasztalják, hogy rengeteg igényt zúdít a megrendelő a fejlesztőkre, de nem rendszerezik, nem priorizálják őket. Így a felmérés során nehéz kibogozni hogy mikre is van szükség ténylegesen és gyakran keveredik a stratégiai jelentőségű igény és az alacsonyabb folyamatok támogatásának vágya.
Egy felkészült ERP tanácsadó ilyenkor mindig jelez, hogy váltsanak nézőpontot. Próbálják meg lépésről lépésre felépíteni a leendő rendszert és az igényeket piramisszerűen kibontani. Célszerű lehet különválasztani a mindennapi operatív igényeket, a normális üzleti folyamatokat, illetve a stratégiai célokat is. Fontos itt is megjegyezni, hogy ha a vállalat letisztult, jól átgondolt folyamatokkal rendelkezik az nagyban segíti az ERP tanácsadó munkáját és jelentősen hozzájárul az új rendszer bevezetésének a sikerességéhez.
3. Számoljunk ROI-t
Egy ERP rendszer bevezetése meglehetősen borsos beruházás is lehet. Pontosan: nem kiadás, hanem beruházás.
Az üzleti igényeinket, működésünket legalább annyira kell ismernünk, hogy jó közelítéssel meg tudjuk mondani, hogy az ERP rendszer bevezetése hányadik hónapban fog megtérülni. Kellő előkészülettel pontosan fogjuk tudni, hogy az új rendszer mennyit fog hozzátenni cégünkhöz, mennyi időt takarít meg, mennyire fogja támogatni például a kereskedelmi folyamatokat, mennyi időt spórolunk meg egy-egy automatizmussal. Az a szemlélet, hogy beruházásként tekintünk rá, nem pedig “szükséges rosszként”, sokkal hatékonyabbá teszi az ERP bevezetését.
Egy ERP rendszer hónapról-hónapra komoly megtakarításokat hozhat és a megtakarítások mellet hatékonyabbá, stabilabbá is teheti a cégünket. Fontos azonban tudatosítani, hogy pont ezért nem szabad elsietni a felmérést és fejlesztést, hiszen éppen a megfelelő előkészítés után létrehozott szoftverek képesek csak ezeket az eredményeket garantálni.
Milyen megtérülésekkel számolhatunk? A legkézenfekvőbb az időspórolás, amit például az automatizmusokkal, az adminisztráció csökkentésével, vagy a duplikált feladatok elhagyásával nyerünk. Az így nyert időt az új ügyfelekre fordíthatjuk.
Az integrált ERP másik nagy előnye a kommunikáció javítása, így például a telefonálás, üzengetés helyett egy szervizes egy pillanat alatt ellenőrizni tudja, hogy van-e a raktárban a szükséges alkatrészből, ha nincs, akkor egy újabb gombnyomásra tud egyet rendelni. Ne felejtsük el azt, hogy egy rendszerben kezeljük az adatokat, melyek valós időben frissülnek: így nem lesz olyan, hogy valaki egy téves és elavult készletinformáció szerint tervezi a munkát.
Ugyancsak jelentős előnyt jelent például egy professzionális automatikus riportálási rendszer, mely nem csupán időt, hanem rengeteg munkát is spórol. Ha ez nem elég, akkor a pontosabb adatok hatására átláthatóbbá válik a cégünk, jobb döntéseket hozhatunk.
Természetesen a megtérülést nem lehet egy általános képlettel felírni, hiszen minden cégnél más területet lehet fejleszteni. Ugyanakkor már a folyamatok feltárása során egyre több és több olyan részlet derül ki, amivel meg tudjuk becsülni, hogy milyen előnyünk származhat az új vállalatirányítási rendszer bevezetését követően.
4. Ne hagyjuk félbe és ne hagyjunk ki senkit
Az ERP sikeres bevezetésének egyik sarokköve, hogy egy megfelelően elkötelezett vezető álljon a projekt mögött, aki irányítja és összefogja a folyamatot. Muszáj számolni vele, hogy a megrendelő befektetése nem pusztán anyagi áldozatot jelent, hanem sok erőforrást is le fog kötni eleinte. Egyiket sem szabad megspórolni, ha valóban eredményesek szeretnénk lenni.
Itt kell megjegyezni, hogy sok bosszúságot (és főleg eredménytelenséget) okozhat, ha a rendszer megalkotása nem transzparens, az nincs jól kommunikálva, a szervezet érintett egységei nem folynak bele. Például egy kasszarendszer felületének kidolgozása során alapvető hiba, ha csak a menedzserek döntenek és nincsenek megkérdezve maguk a kasszások is, hogy mik az ő észrevételeik és tapasztalataik. Egy pénzügyi vezető például nem feltétlenül tudja, hogy egy műszakban hányszor kell valakinek visszamenni a kasszától lemérni a zöldséget, ezzel pedig mennyi időre szünetel a kiszolgálás. Egy IT vezető nem biztos, hogy tudja, hogy a marketinges számára miért fontosak az ajándékkártyák és a törzsvásárlói kuponok alkalmazása.
Másik probléma lehet, hogy egy kapcsolódó terület vezetője kivonja magát a feladatból, nem adja át jól a saját területének folyamatait és igényeit, vagy ellenállásával hátráltatja a bevezetést. Ennek eredménye, hogy nem az a szoftver születik meg ami a leginkább támogatná a cég működését.
Az újabb fatális hiba, mellyel már szinte minden ERP tanácsadó találkozott, hogy felvették a kapcsolatot a megrendelővel és elkezdték megismerni az üzleti folyamatokat, igényeket, majd egyszer csak csökken az aktivitás a megrendelő felől és szüneteltetik a projektet. Ez nagy idő- és pénzpocsékolás, mivel ha pár hónappal később újra fel kell venni a fonalat, akkor szinte elölről lehet kezdeni a munkát, hiszen egy sűrűn egymásra épülő, bonyolult munkafolyamat szakadt meg. Az információk visszahozása, kapcsolatok újbóli felmelegítése, igények tisztázása pedig rengeteg időt felemészt.
5. Vonjuk be a vezetőket és tekintsünk a jövőbe
Egy ERP rendszer hosszú évekig fog a megrendelő cég rendelkezésére állni. Lényeges tehát, hogy a rendszerünk könnyedén tudjon alkalmazkodni az esetleges változásokhoz, új stratégiai irányokhoz és a piaci környezethez.
Emiatt elengedhetetlen, hogy a rendszer megalkotásánál ne egy pillanatnyi igényt és folyamatot vizsgáljunk, hanem számoljunk a jövőben felmerülő új irányokra, lehetőségekre, akadályokra stb. Azt tartsuk szem előtt, hogy hova szeretnénk eljutni 3-5 év múlva és olyan szoftvert válasszunk, amely támogatja ezeket a célokat.
A legtöbb ERP rendszerben már eleve megágyaznak a bővíthetőség, módosítás lehetőségének, így már tervezés során kalkulálnak a hosszabb távú célok megvalósításával.
6. Gondoljunk a felhasználókra is
Létrehozhatjuk a legjobb rendszert, mely minden funkciót el tud látni, ez semmit nem ér, ha maguk a felhasználók nem szeretik, nem tudják használni. A tervezés során a funkcionalitás és az ergonómia ugyanolyan fontosak, hiszen a legjobb szoftver is csak akkor hasznos, ha azt megfelelően használják.
Nagy hangsúlyt kell tehát helyezni a bevezetés során az alapos oktatásra, hogy a munkavállalók a lehető leggyorsabban és legkönnyebben képesek legyenek alkalmazni az új ERP rendszert. Az első időszakban természetesen számolnunk kell némi fenntartással, ellenállással, hiszen egy új rendszert kell megtanulni, új rutinokat kell elsajátítani. Ne legyünk türelmetlenek, hiszen ha valaki eddig 10.000 papíralapú munkalapot töltött ki, akkor például elektronikus adatbevitel némi megszokást kíván. Ezek az akadályok rendszerint gyorsan megszűnnek, ha a rendszer megfelelő kezelőfelülettel és funkciókkal van ellátva, tehát tényleg segíti a munkát.
Lényeges, hogy külön tudjuk választani a felfedezés és tanulás időszakából adódó bakikat és azt, hogy a szoftvert ténylegesen kényelmetlen, nehézkes használni. Figyeljünk alaposan a visszajelzésekre és tapasztalatokra, hiszen rengeteg múlik a szoftver és ember kapcsolatán már rövid távon is. Gyűjtsük össze az észrevételeket és kommunikáljunk aktívan a fejlesztőkkel és tanácsadókkal, hogy a lehető legjobb és leghatékonyabb szoftvert állíthassuk vállalatunk és munkavállalóink szolgálatába.
Hosszan lehetne még sorolni a szempontokat és tippeket, hogy miket kell megvizsgálnunk egy új ERP rendszer bevezetése során, de semmi nem ér fel azzal, ha felvesszük a kapcsolatot egy sokat látott ERP szolgáltatóval. Mindenképpen olyan szakemberekkel konzultáljunk, aki a mi területünkre szakosodott, hiszen egy e-commerce, egy szerviz, egy kiskereskedelmi vállalat teljesen eltérő igényekkel, problémákkal, folyamatokkal rendelkezik, így érdemes már az elején olyannal felvenni a kapcsolatot, akivel egy nyelvet beszélhetünk.
