Ismerje meg az Örökzöld Kertészet számára kínált megoldásunkat!
Örökzöld Kertészet Kft. | Kiskereskedelem, Nagykereskedelem, Online és üzlethelyi értékesítés
A cégről
Az Örökzöld Kertészet Kft. 1993. óta foglalkozik dísznövények kiskereskedelmi forgalmazásával. A szombathelyi székhelyű cég később Sopronban is nyitott árudát. Az Örökzöld Kertészet Kft. 2005-től már nagykereskedelmi tevékenységet is folytat, emellett kerttervezéssel, kertépítéssel és dísznövények kölcsönzésével is foglalkoznak.
Összesen 11.000 m2 területű kertészeteik mellett 30 hektáros faiskolájukon termesztenek örökzöldeket, szoliter díszfákat és díszcserjéket. A lakossági vevők mellett nagykereskedelmi partnereket, kertépítőket és viszonteladókat szolgálnak ki minőségi termékeikkel.Főbb feladatok
Az ÖRÖKZÖLD Kertészet Kft. kinőtte korábbi informatikai rendszerét, mely már gátolta megfelelő és hatékony működésüket. A munkavégzés körülményessé, nehézkessé vált és ez a kötöttség akadályozta növekedésüket is.
Az ÖRÖKZÖLD Kertészet Kft. egy olyan megoldást keresett, mely integráltan képes kezelni összetett tevékenységeiket, legyen szó akár a B2B és B2C webshopról, a logisztikáról, könyvelésről, vagy akár a kertészeteikbe látogató vásárlók kifogástalan kiszolgálásáról.
Az alábbi interjúban a PULI-ERP szakértője mutatja be az ÖRÖKZÖLD Kertészet számára létrehozott megoldásokat.
Még mielőtt rátérünk az ÖRÖKZÖLD Kertészetre, milyen jelei vannak, hogy egy cég kinövi jelenlegi rendszerét?
Először persze mindenki házon belül keresi a hibát és itt szeretne megoldást találni: átszervezéssel, alaposabb oktatással, nagyobb számonkéréssel, szigorúbb és alaposabb felügyelettel.
“Sokszor azzal szembesülnek a vezetők, hogy a munkavállalók teljesítménye és hozzáértése megfelelő, mindenki a tervek szerint dolgozik, de az eredmény mégis elmarad.”
Amikor felismerik, hogy alapvetően strukturális hiba van, akkor is sokan még önmaguk szeretnék megoldani a problémákat. Akár az említett átszervezéssel, akár azzal, hogy beruháznak egy kisebb célszoftverbe, vagy szigetalkalmazásba, ami a feladatok egy részét talán segíti de azért messze elmarad egy átfogóan integrált és az adott cégre paraméterezett ERP megoldástól.
Az ÖRÖKZÖLD Kertészetnél milyen problémák merültek fel?
Náluk is a sok apró jelből rajzolódott ki, hogy szintet kell lépni és nem a meglévő rendszert apránként okosítani. Ahogy beszélgettünk velük, hamar kiderült, hogy az lenne a legjobb, ha húznánk egy vonalat és az évek alatt, elemenként felépített és foltozgatott rendszert megszüntetnénk és az egész céges működést új alapra helyeznénk. Nagyjából mint amikor a bambuszrudakra épített ház túl nagy lesz és a bambuszrudakat kicseréljükbetonalapra. Ahogy a házak, idővel a cégek is túl nagyra nőhetnek, ilyenkor szükség lehet egy sokkal stabilabb, átfogóbb, célnak megfelelő, terhelhető és fejleszthető alapra. Az ÖRÖKZÖLD Kertészetnél a felmérés során láttuk, hogy egy régi DOS-os, vagy elavult Windows-os rendszert alkalmaznak, mely komolyan megnehezítette a munkájukat és sok kompromisszumot igényelt. Például az eszközök közötti kommunikáció nem volt tökéletes, így igen körülményes volt a vásárlók kiszolgálása. A kertészet több telephellyelés több raktárral rendelkezik, melyek készletei nem voltak valós időben áttekinthetőek, emellett a legegyszerűbb üzleti feladatoktól kezdve a legfelsőbb döntéshozói szintig voltak hiányosságok, melyek fejlesztésre szorultak. Hogy pár egyszerű példát mondjak, a növények szárán lévő címkék nyomtatásától kezdve, a webshop-on történő adatáramláson át a pénzügyi riportálásig bezárólag nagyon sok fejlesztési lehetőségünk volt.Kezdjük is akkor a webshop-okkal, be tudnád mutatni az e-commerce rendszert?
Igen, az ÖRÖKZÖLD Kertészet két webshoppal is rendelkezik, a B2C webshop a kiskereskedelmi online vásárlókat, míg a B2B portál az üzleti partnereket és viszonteladókat szolgálja ki.
A B2C webshop egy Shoprenter motoron alapszik, így a PULI-ERP-t kellett összekötnünk vele. Ez akkor egy egyedi fejlesztés volt, azóta már a Shoprenter-es integráció része a PULI-ERP-nek is. Mivel itt egy külső rendszerrel kellett együttműködni, ezért a két rendszer közötti kommunikáció létrehozása volt a fő feladat. Az adatáramlás kétirányú, tehát az ügyfelekkel, készletszintekkel és rendelésekkel kapcsolatos adatok oda-vissza szinkronizálódnak a PULI-ERP és a Shoprenter között. Ez érinti a termékeket, a vásárlást és a megrendelés státuszát is. A Shoprenter-en keresztül beérkezik a megrendelés, mely megjelenik a PULI-ERP-ben is. A rendelést itt kezeljük és amennyiben a vásárlás státusza változik, az már automatikusan frissül a Shoprenter-ben is. Így rengeteg manuális munkát megspórolunk a munkavállalók számára, ráadásul a vevők is azt tapasztalják, hogy gyorsabb és olajozottabb a kiszolgálás.
A termékek adatait is elég csupán a PULI-ERP-ben frissíteni, az automatikusan frissül a Shoprenter-ben is, ezzel elkerüljük a duplikált munkát. Ide tartozik például a készlet, az ár, leírás módosítása is. Ugyanakkor szintén a PULI-ERP-je teszi lehetővé, hogy mindig a valósidejű készleteket látjuk az egyes raktárakra vonatkozóan. Ezen felül a rendszer képes kezelni az olyan rendeléseket is, ahol a termékek csak több üzletben találhatóak meg. Így például ha 10 tuját szeretnénk rendelni, de az egyik üzletben 3, a másikban 6, míg a raktárban 4 tuja van, a vevő megjelölheti, hogy hol szeretné átvenni a tujákat és a rendszer lekezeli a szükséges készletmozgatást.
A B2B portál a lakossági vásárlókat kiszolgáló webshop-pal ellentétben a PULI-ERP saját fejlesztésű megoldása, mely széleskörű lehetőséget nyújt a B2B partnerek számára. A B2B portál látogatóinak belépés nélkül is lehetőségük van információkat gyűjteni az oldal tartalmáról, akár több nyelven is, viszont nem látnak árakat és nem tudnak rendelést leadni – erre csak regisztrált és belépett felhasználók jogosultak. Az B2B portálon minden bejelentkezett vásárló a rá vonatkozó árakat és kedvezményeket látja. Így az egyes B2B vevők számára egyéni akciókat és ajánlatokat is létre tudunk hozni.
Meghatározó igény volt, hogy az új rendszerrel:
- növeljék a B2B és B2C értékesítés hatékonyságát és eredményeit
- csökkentsék az adminisztratív terheket
- átláthatóbbá tegyék a cég működését
- támogassák, egyszerűsítsék az alkalmazottak feladatait
- átfogóbb, hasznosabb és pontosabb riportálási lehetőségek valósuljanak meg
Hogyan zajlott a felmérés és a kapcsolattartás?
Mivel az ÖRÖKZÖLD Kertészetnél nagyon fontos volt személyesen is feltárni a folyamatokat, ezért többször is ellátogattunk Szombathelyre és Sopronba. Természetesen az online és telefonos kapcsolattartás ma már adott és nagyon praktikus, de vannak esetek, amit nem lehet online megoldani. Egy ekkora területű üzlet és ilyen speciális termékek esetén már a tervezés során is elengedhetetlen, hogy bejárjuk és fizikai tapasztalatokat szerezhessünk az adott cégről, termékekről, folyamatokról, munkavégzésről.
Például a mobileszközök működése hogyan zajlik, a bluetooth-os eszköz “látja-e” a pénztárt, stabilan működnek-e az eszközök, a POS terminál beüzemelésével minden rendben van-e stb. Ezek részben kiválthatók online is, de az eszközökön túl az igények felmérése során is kardinális szerepe van, hogy a fizikai kontaktusra is lehetőséget biztosítsunk.
“Teljesen más úgy üzletekről, raktárakról, kapacitásokról beszélni, ha éppen ott vagyunk a helyszínen, hiszen rengeteg információ és gyakorlati szempont ilyenkor derül csak ki.”
Hogyan történik a fizetés?
A fizetés során természetesen nem pusztán készpénzzel fizethetünk, hanem különböző kuponok, utalványok elfogadására is lehetőség van, emellett a forint mellett lejben és euróban is megtörténhet a fizetés, akár kombinálva is. A számlán az ár euróban is megjelenik, míg az árfolyam automatikusan, naponta frissül az MNB árfolyama alapján, kiváltva a manuális munkát és a hibázási lehetőséget.
Mi okozott kihívást az ÖRÖKZÖLD Kertészet folyamataiban?
Nagyon élveztük a munkát, mert általában e-commerce, vagy üzlethelyi értékesítéseket támogatunk, így most izgalmas volt egy kertészet mindennapi folyamataiba betekintést nyerni.
“Rengeteg olyan gyakorlati szemponttal és lehetőséggel találkoztunk, ami kreatív megoldásra késztetett bennünket.”
Például a növények és termékek mérete akkora, hogy nem mindig lehet egyszerűen odavinni a pénztárhoz, így egy bluetooth-os vonalkódolvasóval olvassuk le a terméket, mely összeköttetésben van a pénztárnál lévő eladó rendszerével.
Különleges volt maga a termék is, hiszen a növények miatt EKÁER-re és növényútlevélre volt szükség. Ezek miatt speciális címkenyomtatóra is szükségünk volt, hiszen a sima matrica mellett hurokcímke létrehozására alkalmas nyomtatót kellett találnunk, ami olyan címkét hoz létre, amit a növények szárára lehet rögzíteni. Itt a két fő szempontunk az volt, hogy a vásárlói és hatósági szempontoknak megfelelő adatokkal is el tudjuk látni a címkét, illetve egy címkét, akár 200-300 példányban is egyszerűen ki tudjunk nyomtatni.
Ami komoly kihívás volt, és a projekt éles indulását is befolyásolta, az a NAV-os kapcsolat létrehozása volt. A pénztárgép ugyan össze volt kötve a NAV-val, de a PULI-ERP akkori rendszere még nem, így a pénztárosoknak a fizetés összegét a pénztárgépbe is be kellett volna ütni. Ez talán apróságnak tűnik, valójában azonban sokkal komfortosabb, ha a PULI-ERP rendszere is össze van kapcsolva a NAV-val, így a pénztárosok is megspórolják a dupla munkát és a PULI-ERP-n keresztül tudnak számlázni. A NAV-os kapcsolat megoldása nem technikailag nehéz, hanem a hitelesítése kíván nagy megfontolást. Ugyanis ha egyszer hitelesítettünk egy rendszert a NAV-val, akkor a forráskódhoz már nem nyúlhatunk hozzá, vagy ha mégis módosítanánk benne valamit, akkor az egy újabb autentikációt kíván, mely meglehetősen drága és akár 4-5 hónapig is eltart.
Az üzlethelyen történő kiskereskedelmi értékesítés hogyan zajlik?
Az ÖRÖKZÖLD Kertészet célja volt, hogy a pénztárosok és az egyéb kertészeti dolgozók minél kevesebb teherrel dolgozhassanak és a vevők is minél pontosabb és gyorsabb kiszolgálást élvezhessenek. Így megoldottá vált, hogy a pénztárosnak a pénztárgépbe nem kell manuálisan felvinni a kiállított nyugta vagy egyszerűsített számla összegeit, hanem a vonalkódolvasóval is egyszerűen megtehetjük ezt.
A rendszer bevezetése során felmerültek problémák?
Az ERP létrehozásának és bevezetésének van pár alapszabálya, ezek közül az egyik az, hogy egy fix csapattal dolgozz. Sajnos az ÖRÖKZÖLD Kertészetnél időközben cserélődött a projektvezető, ami okozott pár kommunikációs nehézséget a projekt kapcsán. Szerencsére az első és második projektvezető is nagyon profi volt és rengeteg energiát beletett a projektbe, de mindezek ellenére is igen nehéz valakit az út során felvenni a csónakba, hiszen ekkorra már rengeteg részlet, beszélgetés, egyeztetés megtörtént. Ilyen esetben a legfontosabb, hogy mielőbb átadjunk minden információt és már meghozott döntést, hogy mielőbb fel tudja venni a fonalat az új projektmenedzser.
A másik, ami némi gondot okozott, hogy a rendszert télen adtuk át. Az oktatás decemberben, az adatmigrálás a két ünnep között történt. Konkrétan az év első napján indult el a PULI-ERP, ilyenkor piaci és emberi tényezők is meg tudják nehezíteni a sikeres bevezetést. Amikor az emberi tényezőt említem, akkor arra gondolok, hogy nem szerencsés a szabadságolások és leállások alatt bevezetni egy ERP rendszert, hiszen talán valaki nem tud részt venni az oktatáson, vagy esetleg az oktatás után csak 2 hét múlva kezdi el használni a rendszert. Ilyenkor előfordul, hogy a lehető legintuitívabb rendszer esetén is pár folyamat nem tiszta a munkavállaló számára. Ez nem meglepő, hiszen ha korábban több tízezerszer beütötte az árakat a pénztárgépbe, akkor furcsa lehet eleinte, hogy elég csak lecsipogni azokat.
A piaci szempontok alatt pedig arra gondolok, hogy a kertészetekben a szezon a tavaszi és őszi hónapokban tetőzik, így télen kevesebb vevői igénnyel találkoznak. Ennek köszönhetően lehet, hogy pár funkció kezeléséről elfeledkeznek, legyen az akár törzsvásárlói kártya, utalványkezelés, raktárban történő készletmozgatás stb. Természetesen küldünk egy részletes dokumentációt a rendszer kezeléséről és az oktatásról videófelvétel is készül, de ettől még előfordulhatnak bizonytalanságok. Nyilván ezek csak apróságok, illetve folyamatosan tartjuk a kapcsolatot a megrendelőkkel, tehát nagy problémákba nem lehet belefutni.
Az ÖRÖKZÖLD Kertészet esetében ez a két tényező tette picit döcögőssé az első napokat, de ezen gyorsan túllendültek és azóta is eredményesen alkalmazzák a PULI-ERP rendszerét. Hogy ezeket kivédjük, mindenképpen
“Törekedjünk rá, hogy az oktatás igen alapos legyen, emellett pedig mielőbb szerezzünk tapasztalatot az új vállalatirányítási rendszer gyakorlati alkalmazásában is.”
Összességében hogyan értékeled az ÖRÖKZÖLD Kertészettel való közös munkát?
Különleges projekt volt és nagy élmény velük dolgozni. Emberileg és szakmailag is sokat adott, hiszen kiváló szakemberekkel találkoztunk és egy egészen különleges feladattal. A kezdet kezdetén egy egyszerűbb esetnek tűnt, de ahogy belemélyedtünk és tártuk fel a működésük rétegeit, egy egészen különleges, színes vállalkozással találtuk szemben magunkat (egyedi megoldások, workflow-k, környezet, termékek).
A kapcsolattartás is nagyon érdekes és inspiráló volt velük, hiszen tényleg egy olyan vezetővel találkoztunk, aki kertész szemmel is formálta az átadott rendszert. Az ÖRÖKZÖLD Kertészet ügyvezetője pedig tényleg roppant felkészült kertész szakember, aki a vezetői feladatai mellett tényleg ott áll a kollégái mellett, beáll a pénztárba, hordja a növényeket, felül a targoncára. Mindig élmény olyanokkal dolgozni, akik nem pusztán a számokat látják, hanem szinte bármelyik kolléga helyére be tudnak állni és képesek összekoszolni a kezüket a munka során.
Az indulás kezdeti döccenői után egy sima működés valósult meg. Jó kapcsolatban vagyunk velük, hiszen ahogy fejlődik a cégük, úgy jelennek meg újabb és újabb igények, melyeket a PULI-ERP-ben valósítunk meg. Ez remek visszacsatolás nekünk is, hiszen igazolja, hogy egy jól kialakított vállalatirányítási rendszer képes a dinamikus bővülésre és hosszabb távon is hozzájárul a felhasználók sikeréhez.
Kapcsolódó funkciók
Kiskereskedelmi értékesítés
A teljes kiskereskedelmi folyamatot integráltan támogatjuk, gyors kiszolgálást segítő modern POS felülettel, pénztárgéppel, kártyaterminállal.
Nagykereskedelmi értékesítés
A PULI-ERP rendszer az ajánlatadástól a számlázásig a komplett nagykereskedelmi és rendelés kiszolgálási folyamatot integráltan támogatjuk.
Készlet- és raktárkezelés
Mivel a kereskedelmi szektor kiemelt területünk, a készletkezelés kihívásait pontosan ismerjük.
Pénzügy, cash-flow és kontrolling
Teljes körű, integrált funkcionalitást kínálunk. Gyors adatrögzítés, áttekinthető képernyők segítik a hatékony munkavégzést.
E-commerce és Partnerportál
Egyedi, reszponzív megjelenéssel elérhető webshop funkciónk.
CRM rendszer
Ügyfelei követése és nyilvántartása még sosem volt ilyen egyszerű. Teljes körű (360 fokos) ügyfélkép, egy képernyőn.
Beszerzés menedzsment
A beszerzések kezelését is sokrétűen támogatjuk.
Csoportmunka támogatás, dokumentum- és iratkezelés
Egyik legújabb innovációnk, az utóbbi években elterjedt hatékonyságnövelő eszközök funkcionalitását integráltuk az ügyviteli rendszerünkbe.
Könyvelés
A napi munkát, beszámolókészítést gyors bizonylatrögzítés, részletes és változatos riportok segítik.
Kapcsolat
Szabaduljon meg a fölösleges adminisztrációtól, tegye átláthatóbbá cége működését!
Egy modern, a KKV-k üzleti igényeire megalkotott ERP rendszer segít, hogy cége a következő szintre lépjen.
Jelentkezzen konzultációra, hogy szakértő kollégánk felmérhesse igényeit és bemutathassa a PULI-ERP megoldásait!