Ismerje meg a The Body Shop számára kínált megoldásunkat!
The Body Shop | Kiskereskedelem, Online és üzlethelyi értékesítésA cégről
A The Body Shop a világ egyik legnagyobb kozmetikai franchise üzlete. Világszerte több, mint 60 országban 2500 üzlettel rendelkeznek.Magyarországon már tíz The Body Shop üzlet működik a népszerű fővárosi és vidéki bevásárló üzletekben, emellett egy nagyforgalmú webshop-ot is üzemeltetnek. A magyarországi boltok mellett a hazai vezetés alá tartoznak a Szlovákiában és Szlovéniában található üzletek is.
Főbb kihívások
A hazai The Body Shop üzletek szigetrendszereket használtak és központilag is több célszoftvert alkalmaztak a különböző feladatokhoz. Ezek harmonizációja nem volt megoldott, mely komolyan rontott a hatékonyságon, nehézzé tette az átláthatóságot és akadályozta az optimális működést és fejlődést.
Mivel a The Body Shop magyarországi, szlovák, szlovén üzleteit és az ezekhez tartozó webshopokat központilag irányítják itthonról, így eljött az ideje, hogy egy olyan vállalatirányítási rendszerre térjenek át, mely megfelelően kiszolgálja az ezzel járó igényeket és folyamatokat.
Az alábbi interjúban a PULI-ERP szakértője mutatja be a The Body Shop számára létrehozott megoldásokat.
Hogyan indult a The Body Shop-pal való munka?
Tudni kell, hogy a The Body Shop felkért egy külső ERP tanácsadót, aki tulajdonképpen projektmenedzserként vett részt az ERP létrehozásában és összefogta a szálakat. Ő már előre összegyűjtötte, optimalizálta és felvázolta azokat a folyamatokat, melyeket a leendő ERP-ben meg kellett valósítani. Amikor a PULI-ERP-vel elkezdtük felmérni a The Body Shop működését, akkor már az elején egy igen részletes anyagot kaptunk tőlük.
Mit tartalmazott ez az anyag pontosan?
Amikor egy ügyféllel elkezdünk dolgozni, akkor nagyon alaposan fel kell tárnunk a működésüket, munkafolyamatokat, hogy hogyan dolgoznak most és az ERP-t pontosan mire és hogyan szeretnék használni.A The Body Shop által küldött anyag nem csupán az akkori működésüket, üzleti folyamatokat írta le, de magában foglalta, hogy a jövőben milyen működést és terveket szeretnének megvalósítani.
“Ezt egyébként minden cégnek javaslom, aki ERP-ben gondolkodik, hogy ne csak a “ma” folyamataiban gondolkodjanak, hanem vázolják fel a jövőképüket, a stratégiájukat, amit az ERP tervezése során már tudunk támogatni.“
Erre tudnál mondani egy példát?
Ha egy cég például jelenleg egy kiskereskedelmi üzlettel és egy raktárral rendelkezik, de tudják, hogy a közeljövőben nyitnának még három üzletet és egy új raktárt, akkor az ERP-ben ezeknek az alapjait már előre meg lehet teremteni. Így amikor bővül a cég, akkor nem kell egy teljesen új ERP rendszert létrehozni és újra definiálni, lemodellezni a folyamatokat, hanem már előre meg lehet teremteni ezt a lehetőséget. Így amikor változás történik, akkor szinte pár gombnyomással lehet alkalmazkodni az új eljárásokhoz.Ez egy nagyon leegyszerűsített példa volt, de jól leírja, hogy miért van szükség nemcsak a “ma”, hanem a “holnap” működését is figyelembe venni, ha ERP-t tervezünk.
Hogyan zajlott a kapcsolattartás a The Body Shop-nál? Kivel beszéltetek?
Remek volt a kommunikáció végig a projekt során. Nem tudom, hogy kvázi ösztönösen menedzselték jól, vagy a tanácsadójuk részéről mekkora munkával járt ez, de a kommunikáció már az elejétől fogva gördülékenyen ment. A The Body Shop-nál mindenki támogatta és aktívan részt vett az ERP bevezetésében, tehát tényleg globálisan tudtuk megvizsgálni a céget és felmérni az igényeiket. Ez nagyban könnyítette a közös munkát. Az igények és folyamatok feltárásakor nagyjából 4-5 vezetővel alakítottuk ki a rendszert, így akár a logisztika, akár a beszerzés, akár a pénzügyi területek képviselői is rengeteg érdemi munkával járultak hozzá, hogy a számukra tökéletes ERP-t hozzuk létre.Nagyobb cégeknél olykor előfordul, hogy nincs minden terület bevonva, vagy a menedzsmentből nem mindenki vesz részt a kommunikációban. Ha nincs egy átfogó, teljes szervezetre kiterjedő támogatás a megrendelő részéről, az később komoly problémát tud jelenteni.
Milyen kockázatokkal kell ilyenkor számolni?
A felmérés és a tervezés során ezért fontos, hogy releváns, szakmai képviselőkkel tudjunk beszélni, hiszen nagyon ritka, hogy valaki mindenre kiterjedően tud válaszolni. Ha valami később bukik ki, akkor természetesen lehet módosítani, azonban ez gyakran sok időbe és pénzbe kerül. Ezért fontos, hogy azok is be legyenek vonva, akik az apró részleteket is ismerik.
A The Body Shop-nál mik voltak a főbb igények?
Több igény is felmerült, melyeket meg kellett oldani. A menedzsment szempontjából az egyik legfontosabb a napi riport megoldása és a megfelelő folyamatkövetés megvalósítása volt. Előtte csak igen sok manuális munkával lehetett kinyerni a riportokhoz szükséges adatokat, ez nagyon lelassította a munkát. Már pusztán az is rengeteg energiát emésztett fel, hogy az üzleti folyamatokat ellenőrizni, követni tudják. Pár üzletnél ez még nem okoz szükségszerűen problémát, de ahogy bővül egy cég, úgy egyre nehezebb átlátni már a napi működést is a korábban hatékony módszerekkel. A PULI-ERP bevezetése után valós időben láthatóvá vált az összes üzlet adata: készletek, forgalmak, bevételek. Egy bizonyos méret felett a beszerzés, készletezés, raktározás, értékesítés összehangolása szintén embert próbáló feladatnak minősül, míg ERP-ben ezt csupán pár kattintás áttekinteni, irányítani és megfelelően adminisztrálni.Konkrét igény volt még az általuk használt webshop motorral való összekötés és a NAV-val való kapcsolat létrehozása. Így PULI-ERP-vel például megoldottá vált az is, hogy a rendszeren belül is lehetett számlázni, nem kellett duplikáltan az online pénztárgépbe ütni az összeget.
A szigetrendszerek kiváltása lehetővé tette
- a beszerzés,
- a rendelés feldolgozás,
- a számlázás,
- a készletnyilvántartás,
- és a könyvelés egy rendszeren belül történő kezelését.
Akkor itt folytassuk is ezt a sort és említsünk 1-2 példát, ami az operatív munkavégzést is támogatta
Ami hirtelen eszembe jut, hogy az egyik nagy előrelépést a terméktörzs frissítésének megoldása jelentette. Aki volt már egy The Body Shop üzletben, vagy a webshop-jukat átpörgette, az tudja, hogy a The Body Shop rengeteg terméket forgalmaz. Körülbelül 7.000 aktív cikkszámuk van és ezeket a termékeket rendszeresen, pár havonta frissítik. Nagyon fontos, hogy ez a készlettörzs naprakész és pontos legyen. Ezt megnehezíti a sok egyedi mező, a rengeteg cikkszám, a manuális munkában rejlő hibalehetőség és persze az időnyomás, mert a terméktörzs frissítése tipikusan a “tegnapra legyen meg” feladatok közé tartozik minden cégnél. Korábban a munkavállalók egy Excel-ből egyenként frissítették manuálisan ezt a készlet törzset. Természetesen sok energiát és időt emésztett fel a munkavállalóik részéről és nem meglepő módon senki nem rajongott ezért a feladatért. A PULI-ERP bevezetése után azonban egy egyszerű importálással frissíteni lehet a készlettörzset. Ez rengeteg időt megtakarít, pontosabbá és hatékonyabbá teszi ezt a feladatot. Vagy említhetném még a beszerzés automatizálását, mely korábban egy többlépcsős folyamat volt és rengeteg manuális munkavégzést is kívánt. Sőt, itt is megvolt a friss és elavult készletinformációk közötti ütközések problémája. Az ERP alkalmazását követően ez a gond is elhárult.Fontos itt kiemelni, hogy az ERP bevezetésének nem mindig célja, hogy egy az egyben a cég megszokott folyamatait ültessük át egy ERP rendszerbe.
“Az előzetes felmérés célja többek között az is, hogy optimalizáljuk a működést: egyszerűsítsük, pontosítsuk, bontsuk ki a feladatokat és találjunk megoldást minden lehetséges szituációra, ami felmerülhet.”
Nem egyszer fordult elő egy-egy cég felmérése során, hogy több olyan ad-hoc megoldás is kibukott, melyek egy része csak “valahogy kialakult”, vagy “szokás” volt, de messze eltért az ideálistól.Ami nagy odafigyelést igényelt még ezen kívül az a külföldi, a szlovén és szlovák üzletek igényei voltak. Itt például a korábban is említett kötelező adatok feltüntetése voltak a számlákon, vagy a több deviza kezelése, a különböző ÁFÁ-k kezelése és az egyéb országspecifikus törvényi kötelezettségek az adminisztrációban, vagy ügyvitelben.
Kiskereskedelmi értékesítés támogatása
Az üzletek értékesítési támogatása a PULI-ERP POS moduljával lett megvalósítva.Az ergonómikus és intuitív felhasználói felületnek köszönhetően bevezetés után a bolti értékesítés gyorsult, valamint online követhetővé vált az összes üzlet kereskedelmi tevékenysége és a vezetőség számára folyamatosan rendelkezésre állnak az aktuális készlet és forgalmi adatok.
Említetted a webshop-os összekötést, ez nem okozott problémát?
A PULI-ERP-nél törekszünk rá, hogy megoldott legyen az összekötés több webshop motorral is, mint például a Big Fish-sel, Shoprenter-rel, Woocommerce-szel, Unas-szal és ugye most már a Magento-val is. De ha például olyan motort használ egy cég, amire nem fejlesztettünk eddig kapcsolatot, akkor nyitottak vagyunk létrehozni az interface-t, de akár egy open api-val is meg tudjuk oldani ezt a feladatot.
Ezenkívül volt más külső rendszer, amivel létre kellett hozni a kapcsolatot?
Igen, például ennél a projektnél a törzsvásárlói rendszerük miatt volt szükséges a további fejlesztés. A The Body Shop stratégiájának fontos része ugyanis a törzsvásárlói rendszerük, melyhez az Ügyfélkártya.hu-hoz való kapcsolatot kellett megoldanunk, hogy a PULI-ERP-ben is kezelhetőek legyenek a törzsvásárlói folyamatok.
A The Body Shop számára különösen fontosak a fejlett törzsvásárlói funkciók, így bevezetésre került még a törzsvásárló programok, a kuponok és a különböző utalványok kezelése és egyszerűsödött a törzsvásárlók kiszolgálása is.
Mi okozott kihívást a The Body Shop-nál, vagy mi volt különleges?
Ami nagy odafigyelést igényelt, az a külföldi, a szlovén és szlovák üzletek igényei voltak. Itt például a korábban is említett kötelező adatok feltüntetése voltak a számlákon, vagy a több deviza kezelése, a különböző ÁFÁ-k kezelése és az egyéb országspecifikus törvényi kötelezettségek az adminisztrációban, vagy ügyvitelben.
A másik, ami hirtelen eszembe jut az a leltárkezelés. Meg kellett oldanunk, hogy a boltok nyitvatartása alatt is el lehessen kezdeni a leltározást, hiszen a The Body Shop üzletei plázákban és üzletházakban van jellemzően, így sokáig nyitva kell lenniük az egyes üzleteknek. És ha például csak az esti 21 órás zárás után tudják elkezdeni a leltározást, az igen megterhelő. Ezért a rendszerünkkel megoldottá tettük, hogy még a nyitvatartási időn belül el lehet kezdeni úgy leltározni, hogy az ne akadályozza a működést és a leltáreredményt se befolyásolja.
.
Összehasonlítva a többi ügyfeletekkel, a The Body Shop ERP-jének létrehozása és bevezetése mekkora projekt volt?
Mi alapvetően három projektet különböztetünk meg nagyságrend szerint: a kicsitől a nagyig az Express, Rapid és Plus szolgáltatásokat. Ez három szint természetesen nem a feltétlenül a cégmérettel, dolgozók számával, vagy árbevétellel van összefüggésben. Inkább az üzleti folyamatok összetettsége határozza meg, hogy az egyes megrendelőknek mire van szükségük.
Az Express azoknak a megrendelőknek jó választás, akiknek nincsenek bonyolult egyedi folyamataik, különleges üzleti megoldásaik. Őket nevezhetjük akár “tipikus folyamatokkal rendelkező” cégeknek. Nekik az esetek nagyobb részében az Express termék a jó választás, ezzel is kompromisszumok nélkül lemodellezhetjük a folyamataikat. Már itt is elérhető rengeteg modul, paraméterezési lehetőség, hatékony riportálási funkció és még folytathatnám. A Rapid esetében, ami a The Body Shop-nál is kiválasztásra került, az Expressnél mélyebb funkcionalitást, szélesebb körű riportálási lehetőséget, több paraméterezett workflow-t is elérhetővé teszünk. Sőt, itt már némi egyéni fejlesztői módosításra is lehetőség van. Például The Body Shop esetében a webshop interface kialakítása, az Ügyfélkártya.hu-s összekötés, bővített törzsvásárlói funkciók létrehozása tette indokolttá a Rapid csomagot. A Plus esetében pedig szinte csak a képzelet és a határidő szabhat határt. Nem is nagyon fejteném ki, mert tényleg szinte minden megoldható, széleskörű paraméterezési lehetőségekkel és sok egyedi fejlesztéssel együtt.Természetesen ezek között van átjárás, hiszen minden vállalat máshogy működik, más folyamatokkal rendelkezik, más mélységet és funkcionalitást igényelnek a cégek, így mi is inkább viszonyítási alapként tekintünk ezekre a kategóriákra. A The Body Shop ERP-je egy közepes méretű projekt volt, ahol a meglévő PULI-ERP rendszert kellett pár egyéni fejlesztéssel ellátni.
Az átadás, bevezetés hogyan zajlott?
A The Body Shop esetében a megszokott rutin szerint jártunk el.Röviden összefoglalva és végtelenül leegyszerűsítve négy szakaszra oszthatjuk az ERP bevezetés folyamatát:
- Először kielemezzük a vállalatot, feltárjuk az igényeiket
- A folyamat második része hogy létrehozzuk magát a rendszert, ilyenkor paraméterezzük és ha szükséges, akkor a fejlesztéseket is ilyenkor valósítjuk meg.
- A harmadik szakasz, amikor bemutatjuk az ERP megfelelő használatát a munkavállalók számára és egyfajta tesztüzem veszi kezdetét.
- Ilyenkor próbálják ki a munkavállalók a szoftvert, megismerkednek a felülettel és elkezdik használni. Szükség esetén ilyenkor tudunk módosítani, ha kibukik valamilyen apróság. Azonban a második és a harmadik szakaszt a gyakorlatban nem lehet élesen elválasztani, mert a kettő között van átfedés.
- A negyedik szakaszba akkor lépünk, amikor a pár hetes teszt után élesben és önállóan kezdik használni a szoftvert.
Persze ilyenkor nem zárul le a kapcsolat, “hiszen az ERP rendszerekre egy dinamikusan változó szoftverként kell tekinteni.”
Például ha felmerül egy új igény, egy új folyamat, egy új fizetési mód, termékjellemző, egy új jogi körülmény, akkor természetesen nem szükséges a vállalatirányítási rendszert újra megalkotni, hanem elég csupán a meglévőt aktualizálni.
Összességében mit javasolsz azoknak a cégeknek, akik a The Body Shop-hoz hasonlóan kiskereskedelemmel foglalkoznak, van pár fizikai üzletük és webshop-juk?
Három javaslat van, amit minden ügyfélnek el szoktam mondani, függetlenül a tevékenységüktől, méretüktől, iparágtól. Az első, hogy lássák át a folyamataikat, ismerjék meg a tényleges működésüket. Fontos, hogy ezt ténylegesen le is lehessen írni, le lehessen modellezni, mert csak akkor lehet megfelelően átültetni egy vállalatirányítási rendszerbe. A másik, hogy miután feltártuk a meglévő működésünket, gondoljuk át, hogy lehet-e azokat optimalizálni. Ne dolgozzunk megszokásból, mert az évek alatt könnyen berögződnek olyan szokások, hagyományok, amiket meg lehetne spórolni, amiket lehetne egyszerűsíteni. Elemezzük ki és bíráljuk felül a meglévő működésünket. Ami hatékony, azt tartsuk meg, amin lehet fejleszteni, azon változtassunk bátran.Végül pedig legyünk nyitottak az újdonságokra. Például The Body Shop számára rengeteg előnyt adott, hogy felkértek egy külső szakértőt, aki segített nekik feltárni a folyamataikat és folyamatosan nyitottak voltak a fejlesztésre. Gondolkodjunk out-of-box és figyeljünk oda, hogy a külső szem mit mond, mit lát. Ha nem is vakon, de bízzunk meg a tanácsadókban és ERP fejlesztőkben, hiszen ők már rengeteg rendszert és céget láttak belülről, az ő érdekük is, hogy jó vállalatirányítási rendszert adjanak át.
Kapcsolódó funkciók
Kiskereskedelmi értékesítés
A teljes kiskereskedelmi folyamatot integráltan támogatjuk, gyors kiszolgálást segítő modern POS felülettel, pénztárgéppel, kártyaterminállal.
E-commerce és Partnerportál
Egyedi, reszponzív megjelenéssel elérhető webshop funkciónk.
Beszerzés menedzsment
A beszerzések kezelését is sokrétűen támogatjuk.
Készlet- és raktárkezelés
Mivel a kereskedelmi szektor kiemelt területünk, a készletkezelés kihívásait pontosan ismerjük.
Pénzügy, cash-flow és kontrolling
Teljes körű, integrált funkcionalitást kínálunk. Gyors adatrögzítés, áttekinthető képernyők segítik a hatékony munkavégzést.
Csoportmunka támogatás, dokumentum- és iratkezelés
Egyik legújabb innovációnk, az utóbbi években elterjedt hatékonyságnövelő eszközök funkcionalitását integráltuk az ügyviteli rendszerünkbe.
Kapcsolat
Szabaduljon meg a fölösleges adminisztrációtól, tegye átláthatóbbá cége működését!
Egy modern, a KKV-k üzleti igényeire megalkotott ERP rendszer segít, hogy cége a következő szintre lépjen.
Jelentkezzen konzultációra, hogy szakértő kollégánk felmérhesse igényeit és bemutathassa a PULI-ERP megoldásait!