Mik a sikeres csoportmunka szabályai és hogyan támogatja ezt egy vállalatirányítási rendszer?
A sikeres cégek közös jellemzője a hatékony csapatmunka. Hogyan fejleszthetjük cégünkben és milyen eszközöket vethetünk be ennek érdekében?Mik a sikeres csoportmunka szabályai
és hogyan támogatja ezt egy vállalatirányítási rendszer?
Az elmúlt évtizedekben egyre inkább központba kerül és felértékelődik a hatékony csapatmunka. Ma már gyakorlatilag sehol nem működik a “one man show”, hanem minden sikeres arc és termék mögött egy csapat munkáját találjuk. Zuckerberg, Jobs, Musk személyével magyarázzuk a Facebook, Apple, Tesla sikereit, de ezekhez az eredményekhez nem pusztán egy ötlet és egy markáns vezető kellett, hanem egy hatékonyan irányított csapat is.
Azonban amíg a csapatmunka fontossága és a benne rejlő lehetőségek vitathatatlanok, rengeteg cég még ma is a ködben tapogat, ha a hatékony csoportmunka szabályairól kérdezzük őket.
„A tehetség meccseket nyer, a csapatmunka és az intelligencia pedig bajnokságot.”
Michael Jordan
A hatékony csapatok korábban nem tudatosan, hanem szinte ösztönösen jöttek létre egy-egy cégen belül. Azonban ma már egy tudatos HR osztály kifejezetten olyan személyiség- és kompetenciatípusokat gyűjt, melyek csapatként is jól fognak teljesíteni. Ezért fontos, hogy a humánerőforrásért felelős kollégákat megfelelően tájékoztassuk az újonnan érezők csapatban betöltött helyéről a szakmai kompetenciákon túl is.
Amennyiben cégünkön belül egy-egy csapatunk olajozottan működik jelenleg, az nem jelenti azt, hogy hátradőlhetünk. Hiszen elég egy külső hatás, egy új szervezeti felépítés, egy új folyamat, hatáskör, feladatkör megjelenése és közel sem biztos, hogy a korábban jól működő csapat az új körülmények között is jól teljesít majd. Éppen ezért fontos minden lehetséges eszközzel megtámogatni a csapatmunkát.
De hogyan lehet stabilizálni és hatékonnyá tenni egy csapatot? Hogyan lehet biztosítani egy jól működő csapat folyamatos hatékonyságát, vagy hogyan lehet sikeressé tenni egy frissen létrejött, vagy alulteljesítő csoport tevékenységét?
1) Tiszta célok, szerepek meghatározása
Egy csapatban mindenkinek más a feladata és szerepe, viszont jelentős problémákhoz vezethet, ha nem ismerjük a közös célt. Vezetőként azt hihetnénk, hogy minden kollégánk számára tiszták a cég prioritásai és céljai, de amikor csak a formális, év végi beszámolóban mondunk pár nyakatekert mondatot a Q4 zárásról, akkor ne lepődjünk meg, hogy alkalmazottaink csak az operatív feladataikat ismerik, de azt már nem látják, hogy ez hogyan is járul hozzá a nagy egészhez.
Gondoskodjunk róla, hogy a csapaton belül mindenki számára világos legyen a vállalat célja és az is, hogy az adott munkatárs operatív céljai hol és hogyan járulnak hozzá ehhez.
Vállalatirányítási rendszer megoldása:
Egyedi jogosultságok, hatáskörök kiosztása: ez a lehetőség biztonságossá és hatékonnyá teszi a rendszert, hiszen minden kolléga a saját jogosultsági köréhez rendelt adatokat lát és kezel.
Már egy kisebb cégben is gyakran eltérő feladata és jogosultsági köre van a kollégáknak, illetve több érzékeny adatot is kezelnünk kell, aminek hozzáférését célszerű limitálni. Azontúl, hogy ez biztonságossá teszi a rendszert, a kollégák számára is egy kényelmesen kezelhető, könnyen átlátható felületet ad.
“Kiválóan dolgozik a csapatom: imádják egymást és egész nap nevetnek”
Tévhit, hogy egy jól működő csapaton belül mindenki jóban van mindenkivel, hiszen amíg egy baráti körben ez fontos, egy csapat úgy is lehet hatékony, ha a tagjai között csak hűvös a viszony. Hosszabb távon persze kritikus fontosságú, hogy a tagok emberileg is jól érezzék magukat a munkájukban, de sokan összekeverik a hatékony csapatmunkát a csapaton belüli jó hangulattal.
A hűvös pillantásokkal persze célszerű mielőbb kezdeni valamit, hiszen komoly kockázatot rejt egy fel nem ismert csapaton belüli érdekellentét, eltérő személyes motivációk, dominanciaharc, kommunikációs nehézségek stb. Ezeket fel lehet ismerni és lehet kezelni. De sok vezető ott követ el hibát, hogy a jó hangulatú csapathoz megfelelő működést is társít.
2) Szabályok, folyamatok, koordináció meghatározása
és folyamatos felülvizsgálata
Egy csapatnak pontosan definiált felelősségi kört kell meghatározni, illetve a célok eléréséhez használható eszköztárat és stratégiát is ismerniük kell. Meg kell határozni a folyamatokat és hatásköröket. Az elvárt eredmények és az értékelési módszerek lefektetése szintén fontos.
Vezetőként mutassunk példát és tartsuk magunkat a folyamatokhoz hiszen zavart és bizonytalanságot szül a csapatunkban, ha kettős mércét alkalmazunk és megengedünk magunknak olyat, amit a többieknek tiltunk. Ha nem tartjuk magunkat szorosan a folyamatokhoz és nem mutatunk példát, akkor ne várjuk, hogy a csapatunk tisztelje és betartsa folyamatainkat.
Ha időközben kiderül, hogy az egyik folyamatunk nem hatékony, vagy elavult lett, akkor ne nyugodjunk bele és ne hagyjuk a kiskapuk és hallgatólagos megegyezések létrejöttét. Ilyenkor legyünk rugalmasak, kommunikáljuk határozottan és nyíltan, hogy a régi folyamatunkat optimalizálni kell és egy újat honosítunk meg. Nincs olyan cég, ahol időnként ne lenne szükséges egy-egy folyamat felülbírálása. Ez nem azt jelenti, hogy korábban rosszul fogalmaztuk meg az elvárásokat, hanem azt, hogy folyamatosan alakul és fejlődik egy cég.
Gyorsan zűrzavarhoz vezethet, ha 10 régi szabályból ma már csak 4-et követünk és 7 új másikat, de közben még mindig a 10 régi szabályt szajkózzuk, vagy oktatjuk le az újonnan belépőknek. Ezzel azt érjük el, hogy kollégáink mindegyik szabályunkat megkérdőjelezik és végül nem érzik kötelezőnek egyiket sem.
Vállalatirányítási rendszer megoldása:
- Transzparens folyamatkövetés: a digitális átállás jelentős támogatást tud nyújtani egy-egy cégnek, hiszen egy ERP rendszer segítségével minden feladat státuszát pontosan ismerjük, nem lesznek félbemaradt, elakadt feladatok.
- Megkerülhetetlen folyamatok: egy vállalatirányítási rendszer nagy segítséget nyújt cégünk folyamatainak betartásában. Az egyes feladatok külön állomásokra vannak osztva, ezért ezeket nem tudjuk kikerülni, megváltoztatni. Természetesen olykor előfordulnak a szokványostól eltérő, váratlan esetek, melyeket néha nem tudunk a tipikus folyamatokkal megoldani, de egy megfelelően felkészített, rugalmas rendszer ezeket is le tudja kezelni.
- Összehangolt feladatkiosztás: a munkaerő elosztását és összehangolását támogató funkcióval nyomonkövethetjük és ütemezhetjük munkatársaink feladatait, illetve kollégáink leterheltsége egyenletes lesz. Egy vállalatirányítási rendszer egyértelművé és követhetővé teszi a határidőket, felelőst, tervezett ráfordítást stb.
3) Megfelelő munkakörnyezet biztosítása
Triviálisnak tűnhet, de meglepődnénk, hogy hány cég nehezíti meg csapatának munkáját azzal, hogy nem teremt megfelelő munkakörnyezetet a munkához.
Ennek persze átmenetileg anyagi okai is lehetnek, de gyakran pusztán a nemtörődömség, vagy az igénytelenség áll a háttérben. Pedig megfelelő eszközökkel, megfelelő körülmények között képesek vagyunk hatékonyabban dolgozni. Emellett csapatunk is jobban fog teljesíteni, ha azt látja, hogy a vezetők kiemelten foglalkoznak ezzel a területtel, hiszen azon túl, hogy fontosnak és megbecsültnek érzik magukat, azt is tudják, hogy a vezetők folyamatosan figyelik a teljesítményüket.
Hawthorne-effektus
Elton Mayo pszichológus 1927-’32 között a Western Electric Company illinois-i Hawthorne Works gyárában alacsony termelékenységet és jelentős fluktuációt tapasztalt. A vezetők munkakörülményekben látták a problémákat (zaj, fényviszony, hőmérséklet stb.), ezért kérték a kutatót, hogy segítsen megoldani a problémát.
Az első vizsgálat során a dolgozók nagyobb fényerőnél dolgozhattak, de érdekes módon nem pusztán a vizsgálati csoport, hanem a változatlan körülmények között dolgozó kontrollcsoport teljesítménye is javult. Később csökkentettek a fényerőn, de ekkor is magasabb teljesítményt tapasztaltak.
A későbbi vizsgálatok során kisebb csoportokat vizsgáltak, akik folyamatosan jelezték a vezetőjüknek, hogy milyen körülmények változtatásával szeretnének dolgozni, a vezető pedig optimalizálta a körülményeket, így tovább nőtt a teljesítmény. Kiderült, hogy az eredmények javulásának hátterében nem egy-egy változó fizikai tényező állt, hanem pusztán az, hogy a dolgozók igényeit aktívan akarták támogatni, megkérdezték igényeiket, fontosnak és hasznosnak érezték magukat.
Vállalatirányítási rendszer megoldása:
- Ergonomikus felületek: az áttekinthető, letisztult, érthető, gyors és kényelmes felületek biztosítása nem csak a szabadidőben használt szoftverek esetében elvárható, hanem az üzleti célú programok esetében is.
- Értesítések: még ma is rengeteg céges feladat szerepel post it-eken, jegyzetfüzetekben, e-mail-ekben stb. Ezek elkallódhatnak, illetve elfeledkezhetünk róluk, hiányzás esetén (betegség, áthelyezés, helyettesítés) pedig nem is tud róla az illetékes. A vállalatirányítási rendszeren belül az egyes feladatokhoz, bizonylatokhoz csatolt értesítések, megjegyzések jelentős segítséget nyújtanak a kommunikációban.
4) Felelősök, döntéshozók kijelölése és a bizalom megadása
Egy csoportban mindenkinek tudnia kell, hogy ki hozza a végső döntést és a döntéshozókon túl kinek milyen jellegű és mélységű a szakmai kompetenciája. Sokkal gyorsabb és felelősebb döntéseket tapasztalunk egy csoportban, ha a döntési jogkör és a személyi kompetenciák mindenki számára világosak. Természetesen mindenki hozzájárulhat a döntés alakulásához egy új szempont, információ, javaslat behozatalával, viszont egy embernek kell meghoznia és kimondania a döntést, hiszen ellenkező esetben előfordulhat, hogy senki nem érzi magáénak a döntési kötelezettséget, illetve egymásra hárítják a felelősséget. Ha egy csoporttól mindig kollektív döntést várunk, az lassúvá, vontatottá teszi a működést, illetve ilyenkor gyakran nem is a közös megegyezés, vagy a kompetencia dönt, hanem a csapaton belüli véleményvezér (aki nem feltétlenül a legkompetensebb az adott témában, csak a legnagyobb hatással van a többiekre). A véleményvezérek azonban nem feltétlenül vágják vissza a többiek érvényesülését, hiszen a proaktivitás és meggyőző képesség érték. Viszont vezetőként ismernünk kell a csoporton belüli hierarchiát és megfelelő moderációval, kommunikációs eszközökkel és lehetőségekkel biztosítanunk kell a halkabb, de kompetens csoporttagok érvényesülését is.Mikromenedzsment
A csapatba vetett bizalom és felelősség delegálása fontosabb, mint hinnénk. A segítő szándékú, ártatlannak hitt mikromenedzselés gyakran többet árt, mint használ. Ha vezetőként csapatunktól várjuk a kompetenciájukba tartozó döntések meghozását, akkor nagyon óvatosan és csak alapos indokkal, magyarázattal éljünk vétó jogunkkal. Ugyanis ha egy csapat azt látja, hogy az általuk hozott döntéseket rendre felülbírálják, akkor az alábbi kockázatokkal nézünk szembe:- egy idő után nem mernek döntéseket hozni, mert alkalmatlannak érzik magukat
- nem szakmailag kompetens döntéseket akarnak hozni, hanem olyat, amilyet szerintük a vezető hozna, hogy megfeleljenek
- nem lesz tiszta számukra, hogy pontosan meddig tart az ő hatáskörük, egy idő után a kisebb döntések is megbénítják őket, mert nincs lefektetve és betartva, hogy mi tartozik az ő döntési kompetenciájukba
5) Nincs várakozás, nincs távolság, fölösleges adminisztráció
A hatékony csapatmunkában minden tag pontosan ismeri az adott feladat státuszát és bármikor, bárhonnan tud vele foglalkozni. Természetesen egy gyári összeszerelő nem tud home office-ban dolgozni, de rengeteg esetben látjuk még ma is, hogy egy szellemi munkát végző pusztán a megszokás miatt, vagy egyszerűen áthidalható technikai okokból van helyhez kötve.
Pedig a rugalmasság nem pusztán a kényelmet, hanem sokszor az időmegtakarítást és hatékonyságot is szolgálja. Manapság, amikor hazavihető a legtöbb munkahely, luxusnak számít, ha nem teremtjük meg kollégáink számára a rugalmas és hatékony munkavégzés lehetőségét.
Rengeteg hiba visszavezethető az adminisztrációra, így törekedjünk rá, hogy csak a lehető legszükségesebb mértékben és a lehető legegyszerűbben kelljen dokumentálni a munkát. Amit csak lehet automatizáljunk, így csapatunk idejét is hasznosabban oszthatjuk be, emellett a hibákat is minimalizálhatjuk.
Vállalatirányítási rendszer megoldása:
- Szinkronizált adatok: Nagy hibaforrás és munkatársainknak is jelentős feladatot jelent, ha manuálisan kell frissíteni és szinkronban tartani például a bolti és a raktárban lévő készletet. Egy modern ERP megkíméli kollégáinkat a duplikált adatrögzítéstől, ezzel rengeteg terhet levesz vállunkról és minimalizálja a hibázás lehetőségét.
- Bárhol, bármikor elérhető a rendszer: a csapatmunkát és hatékony kommunikációt gyakran hátráltatja a földrajzi távolság, azonban egy felhő alapú, online elérhető hatékony megoldást nyújt erre a problémára.
6) Riportálás, visszajelzés, egyenlő terhek biztosítása
A csapatunk teljesítményét folyamatosan mérni kell és eredményeikről visszajelzést adni. Azonban a teljesítmény mellett magát a csapat működését is vizsgálni kell az eredményeken túl is. Törekedjünk rá, hogy csapatunk tagjai a kompetenciájuknak megfelelő terheltséggel dolgozzanak, hogy azonos motivációval rendelkezzenek és azonos figyelmet kapjanak.
Könnyen ki tud billenteni egy csapatot az egyensúlyi helyzetéből, ha van egy alulmotivált szereplő, aki lassabban, pontatlanul, kelletlenül dolgozik. Illetve az egész csapatra rányomja a bélyegét, ha a teljesítményük nincs mérve, nem kapnak róla visszajelzést és nem optimalizálják azt. Emiatt rendszeres és előzetesen ismert szempontok alapján készítsünk kimutatást kollégáink és cégünk eredményeiről, teljesítményéről.
Lényeges felismerni, hogy egy csapat működését célszerű nemcsak belülről, hanem külsősként is felmérni. Igen, csak a tagok tudják, hogy valójában mi zajlik a csapaton belül, de pont ez az oka, hogy a sok szubjektív és operatív vonatkozás miatt nem képesek elvonatkoztatva, racionálisan és felülről szemlélni a működésüket.
Vállalatirányítási rendszer megoldása:
- Valós idejű adatok bárhol, bármikor, rugalmasan: az adatvezérelt cégek korában hatalmas versenyhátrányt jelent, ha nem férünk hozzá a legfrissebb információkhoz és csak órák munkájával tudunk hozzájutni egy kimutatáshoz Illetve egy vezető számára nélkülözhetetlen, hogy bárhol, bármikor elérje a céges információkat, ne csak “a benti” gépről jusson hozzá az adatokhoz.
- Egyedi és gyors riportok, szűrési lehetőségek: a cégvezetőnek, a logisztikusnak, pénzügyi vezetőnek más és más információra van szüksége. Egy modern vállalatirányítási rendszerrel minden döntéshozó könnyedén elkészítheti a saját riportját, amit azután bármikor egy gombnyomásra valós idejű adatokkal frissíthet.
Hozza ki csapatából és cégéből a maximumot
A QLM Software Support Solutions Kft. több, mint 10 éve fejleszt online, felhő alapú vállalatirányítási rendszereket a KKV-k igényeire szabva. Az elmúlt években kiemelt figyelmet fordítottunk a hatékony és rugalmas csoportmunkát támogató funkciók fejlesztésére.
Vegye fel szakértőinkkel a kapcsolatot, akik cégére szabva ismertetik meg a PULI-ERP működését egy díjmentes konzultáció és rendszerbemutató keretében!