Az integrált vállalatirányítási rendszerek 11 legnagyobb előnye
Mit kell tudni az integrált vállalatirányítási rendszerekről? Miben segít, milyen finanszírozási módjai léteznek, hogyan támogatja a cégeket?Az ERP-rendszerek bevezetésének a három legfontosabb üzleti célja a gyors és hatékonyabb munkavégzés, a készletek csökkentése és az IT-költségek csökkentése – derül ki az Ultra Consultants felméréséből. Az integrált vállalatirányítási rendszerek mindhárom cél elérését kiválóan szolgálják, sőt, ennél jóval több előnnyel járulnak hozzá a cégek sikerességéhez. Ennek rövid összefoglalásáról szól az ez a cikk, de kezdjük az elején.
Mik az integrált vállalatirányítási rendszerek?
Míg több üzleti célú szoftvert csupán egy-egy feladatra optimalizálnak és egymástól függetlenül működnek, az integrált vállalatirányítási rendszerekben az egyes szervezeti egységekben használt adatok, folyamatok, riportok, funkciók nem válnak el egymástól, hanem egységesen (integráltan) kezeli őket a rendszer. Sőt, a rendszer moduljainak összekapcsolásával egy felületen látjuk és kezeljük az értékesítést, logisztikát, pénzügyeket stb.
- beszerzés és külső belső logisztika
- számlázás és pénzügy
- szállítás
- vállalatirányítás, menedzsment riportok
- vevői és beszállítói megrendelés kezelés
- gyártás és termelés
- szerviz feladatok támogatása
Emellett a legtöbb integrált vállalatirányítási rendszer képes több külső rendszerre csatlakozni, például hírlevélküldő rendszerekre, webshop motorokra, vagy éppen a NAV online felületére. A legtöbb vállalatirányítási rendszer szállító biztosítja, hogy API-s kapcsolattal gyakorlatilag a legtöbb üzleti szoftverrel megoldható az integráció.
Moduláris felosztás – csak azért fizessünk, amit használunk
Egy komplex vállalatirányítási rendszer igen széles területet fed le, ezért a szállítók modulonként kínálják a szoftvereiket. Így a cégek szabadon választhatnak, hogy mely területeiket és folyamataikat szeretnék támogatni az adott szoftverrel és csak azokat a modulokat vásárolják meg, melyekre igényt tartanak (például: kereskedelmi modul, szerviz modul, gyártási modul stb.).
Melyik cégek engedhetik meg maguknak?
Sokan úgy gondolják, hogy az ERP szoftverek igen költséges befektetésnek számítanak egy-egy cég életében, pedig ez nem így van. Vannak drága rendszerek és vannak olcsóbbak, de a legjobbak tényleg azt nyújtják, amire szükségünk van a számunkra elérhető áron. Ma már a hazai KKV-k körében is rohamosan terjednek az integrált, különösen a felhő alapú vállalatirányítási rendszerek, hiszen igen biztos és gyors megtérüléssel számolhatunk velük.
Az üzleti szoftverek esetében jellemzően három költséget különböztetünk meg:
- szoftver licensz díj
- bevezetési szolgáltatás díj
- üzemeltetés, support díja
Korábban tipikusan projekt alapon, egy összegben fizethettünk a szállítóknak. Azonban ma egyre gyakoribb a SaaS finanszírozási mód (Software as a Service, azaz Szolgáltatott Szoftver). Ennek során nem egyösszegben, hanem havi részletekben, időben elnyújtva fizethető ki a szoftver. Ez a cégek számára jóval kedvezőbb és tervezhetőbb finanszírozást tesz lehetővé.
Kooperáció és csapatmunka támogatása az integrált vállalatirányítási rendszerekkel
A modern vállalatirányítási rendszerek egyik legnagyobb előnye, hogy a munkatársak és a különböző szervezeti egységek hatékonyabban tudnak kommunikálni és együtt dolgozni. Itt nem pusztán az alkalmazottakról, vezetőkről és cégen belüli szervezeti egységek együttműködéséről van szó, hanem például a beszállítókról, ügyfelekről, futárcégekről, hatósági szervekről, partnerekről, pénzintézetekről stb.)
Ebben hatalmas segítség például a közös adatbázis, így nem szükséges ugyanazokat az adatokat folyamatosan szinkronizálni és frissíteni a különböző szervezeti egységek között (például a raktár, a szállító, az üzletek és webshop készlet adatai valós időben frissülnek egyszerre és automatikusan). Tehát az adatokat csupán a keletkezéskor szükséges rögzíteni, ezt követően az arra jogosult felhasználók ezt szabadon elérhetik, kiegészíthetik, módosíthatják.
Az integrált vállalatirányítási rendszer segítségével az egyes szereplők a feladatokról, státuszokról, adatokról a rendszeren belül is képesek kommunikálni, illetve azokból információt kinyerni.
A hatékony közös munka elengedhetetlen része az ismétlődő feladatok automatizálása, az adminisztrációs terhek minimalizálása, melyben szintén jelentős támogatást nyújt egy megfelelő vállalatirányítási rendszer.
Hogyan támogatja a vezetőket egy integrált vállalatirányítási rendszer?
A KKV-kban dolgozó vezetők számára állandó nehézséget okoz a feladatok követése, delegálása és a döntéselőkészítéshez szükséges adatok megfelelő begyűjtése, rendszerezése.
Egy hatékony ERP rendszer megoldást kínál a fenti kihívásokra, hiszen egy rendszeren belül zajlik gyakorlatilag minden. Ha például egy szervizből indulunk ki, könnyedén nyomonkövethetjük a teljes folyamatot a szervizigény bejelentésétől kezdve a munka delegálásán, munkalap rögzítésen át a számlázásig.
Kereskedelmi cégek esetén pedig például egy webshopon keresztül érkező rendelés teljesítését követhetjük végig a rendelés feladásától kezdve, a raktáron, szállítón keresztül a kézbesítésig.
Kardinális kérdés a megfelelő riporting alkalmazása a KKV-k számára. A legtöbb cég számára óriási kihívást jelent az adatok összegyűjtése, rendszerezése és a nyers adatokból való információ készítése. Sokaknak még mindig órákat vesz igénybe pár egyszerű adat kinyerése, ráadásul gyakran elavult adatokat kell használniuk a riportálás során.
Egy integrált vállalatirányítási rendszer egyik leginkább szembeötlő előnye, hogy az arra jogosultak bármikor, bárhonnan készíthetnek egyedi riportokat pusztán egy gombnyomással.
Amennyiben több cégünk vagy akár egy cégcsoportunk van, egy jó rendszer megoldást kínál az összes cég közös, akár összevont riportálására a cégcsoprt eredményességének a kimutatására.
Az integrált vállalatirányítási rendszerek legfontosabb előnyei
- Csupán egyszer kell rögzíteni az adatokat, ezt követően azokat bárki, bárhol elérheti
- Minden adat egységes, szinkronizált és naprakész, így minden lényeges információ azonnal és valós időben kinyerhető
- Jelentősen csökkenti a duplikált munkavégzést, adminisztrációt
- A cégen belüli kommunikációt hatékonnyá, gyorssá és rendszerezetté teszi
- Egy integrált vállalatirányítási rendszer segítségével a szervezeti problémák gyorsan kiderülhetnek
- Jelentősen csökkenthetjük a szükséges készletszinteket és kiadásainkat
- Elemezhetők, mérhetők a tevékenységeink és eredményességünk
- Áttekinthetővé válnak a pénzügyeink, készleteink, tevékenységünk stb.
- Az értesítők segítségével nincsenek elfeledett feladatok, lejárt számlák, elmaradt teljesítések
- Segítségével munkatársaink és ügyfeleink is elégedettebbek lesznek
- Amennyiben modern, felhőalapú, integrált vállalatirányítási rendszert használunk, IT költségeink és terheink is tervezhetőbbé válnak és jelentősen csökkenhetnek
További kérdése van az integrált vállalatirányítási rendszerekről? Kíváncsi rá, hogyan épül fel egy ilyen szoftver és azt hogyan alkalmazhatná cégében?
Vegye fel a kapcsolatot szakértőinkkel, akik egy szakértői konzultáció és egy díjmentes, az önök cégére szabott rendszerbemutató keretében minden kérdésére választ adnak.