Ingyenes konzultáció

6 leggyakoribb tünet, hogy cégünk megérett az ERP bevezetésre

Mikor jött el az ideje az ERP bevezetésének? Mikor éri meg és mikor szükséges váltani egy vállalatirányítási rendszerre?

Mikor jött el az ideje az ERP bevezetésének?
Mikor éri meg és mikor szükséges váltani?

Amíg egy multinál egyértelmű, hogy egy professzionális vállalatirányítási rendszerre van szükség, addig a KKV-k nagy része enélkül is működik – úgy ahogy. Egyre több szakértő és cikk foglalkozik vele, mégis sok vezető, aki a nulláról építette fel cégét, gyakran nehezen ismeri fel, hogy vállalkozása elérkezett arra a szintre, amikor időszerűvé vált a vállalatirányítási rendszer bevezetése.

De meghatározhatunk-e cégméretet, alkalmazotti számot, forgalmat, tevékenységet, amikor aktuálissá válik az ERP alkalmazása, vagy más tényezőket is kell vizsgálni?

Természetesen van pár statisztika, amikor már a “rideg” adatok alapján is időszerűvé lehet a váltás, de rengeteg példát ismerünk, amikor egy 10 fő alatti cégnek már szükségessé vált a bevezetés, vagy amikor egy 500 millió Ft éves bevételű vállalat még jól elboldogult vállalatirányítási szoftver nélkül.

Az alábbiakban azokat az általános tüneteket gyűjtjük össze, amikor már célszerűvé válik egy ERP rendszer bevezetése.

1. Rossz riportok, pontatlan üzleti adatok problémájára megoldása lehet egy vállalatirányítási rendszer

Ha még nincs megfelelő vállalatirányítási rendszerünk, ha minden adatunkat Excel táblákban vezetjük, ha szoftvereink nincsenek egymással összekötve, akkor **jelentős mennyiségű manuális munkára van szükség egy-egy riport összeállításához**.

Hónapról hónapra rengeteg időt vesz igénybe az információk kinyerése a különböző táblázatokból, a keresztellenőrzések, az adatkonszolidáció stb., hogy ne is beszéljünk arról, hogy nem a valós idejű adatokat látjuk, hanem bizonyos mértékben elavult és pontatlan információk alapján kell döntéseket hoznunk.

A legtöbb KKV-nak ugyan megvan a képletekkel teli riport sablonja, de ezeket gyakran kell frissíteni, a kézi adatrögzítés során pedig előfordulhatnak pontatlanságok. Gyakori panasz továbbá, hogy csupán nyers adatokat kapnak a vezetők információk helyett és sokszor azt látjuk, hogy egy-egy kimutatás tartalma és formája pusztán megszokásból fakad, de az nem követi az új üzleti irányokat, az új stratégiai szempontokat, a piac változását és ezeken túl is több lényeges információ rejtve marad.

Egy modern ERP rendszer bevezetése segít abban, hogy mindig valósidejű, pontos és releváns adatokat és összefüggéseket vizsgálhassunk. Sőt, amíg a cégek jelentős részének akár hosszú órákat is igénybe vehet egy-egy rendszeres riport elkészítése, addig egy ERP rendszerben sokszor elég hozzá egy gombot megnyomni.

ERP-bevezetese

2. Sok szoftvert használunk, amik egymással nincsenek kapcsolatban

Lazán kötődik a riportálás problémáihoz, viszont operatív szinten jelent igazán komoly akadályt a hatékony munkavégzésben, kommunikációban és csapatmunkában, ha egy cég több olyan szoftvert használ, melyek nem “látják” egymást és amik külön adatbázisokból dolgoznak.

Egyrészt rengeteg munkát jelent a szoftverek szinkronban tartása. Gondoljunk csak egy kereskedelmi cégre, ahol a bolti készlet, a webshopból elérhető termékek és a raktárkészlet folyamatos szinkronizációt és frissítést igényel – mindezt lehetőleg valós időben. Hiszen rengeteg problémát, elégedetlen ügyfeleket és bevételkiesést okozhat, ha webshopunkban olyan terméket kínálunk, ami valójában nincs is készleten, vagy az üzletünkben kifogy az a termék, amiből még van a raktárban.

Másrészt a kimutatások, pénzügyi adatok, kommunikáció, tervezés, készletkezelés során is napi szintű problémákkal szembesülünk, ha több különböző szoftvert tartunk azokra a feladatokra, amit egy ERP szoftverrel könnyedén meg tudnánk oldani.

Mennyivel könnyebb lenne, ha a raktárban azonnal látnák, hogy az üzletben mekkora a készletszint, vagy, a szoftver automatikusan elkészítené a számlát, jelezne a futárcég számára, illetve a pénzügyes kollégák számára is azonnal látható lenne a vásárlás.

Természetesen egy ERP rendszer nem vált ki minden szoftvert, de könnyedén képes arra, hogy például egy webshop motort és hírlevélküldő szoftvert összekössön, miközben a készletkezelést és pénzügyi feladatokat is ellássa.

3. Sűrűsödnek a hibák, elégedetlenek a vevőink és munkatársaink

Az egyre ügyfélközpontúbb piaci környezetben vevőink elégedettsége a legfontosabb és legalább ugyanilyen lényeges munkatársaink számára a megfelelő munkaeszközök biztosítása, hiszen a jó morállal és megfelelő kompetenciával rendelkező kollégákért heves verseny dúl.

Cégünk eszközeit, folyamatait, kiszolgálásunk pontosságát, minőségét és gyorsaságát tehát kötelező optimalizálnunk, ha javítani szeretnénk versenyképességünkön. Amennyiben azt tapasztaljuk, hogy vállalatunknál gyakoriak az elkerülhető hibák, nem hatékony a kiszolgálás, rendszeresen érkezik a panasz kollégáink és vevőink részéről, vagy versenytársaink minőségibb szolgáltatást nyújtanak, az arról árulkodik, hogy ideje optimalizálni ügyviteli folyamatainkat.

Bizonyos méret felett ma már nem megoldható cégünk vezetése e-mail-ek, Excel táblázatok, nyomtatott lapok segítségével. Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése azonban egy csapásra képes lendíteni folyamatainkon: az automatizmusok segítségével feladatvégzésünk, kommunikációnk sokkal gyorsabb lesz, nem maradnak félbe folyamatok, vevőink kiszolgálása felgyorsul és kollégáink válláról is rengeteg terhet levesz.

Készlet és raktárkezelés

4. Egy ERP rendszer bevezetése hatékonnyá teszi a csapatmunkát és megoldja a mobilitás problémáit

A csapatmunka, a kommunikáció, a kompetenciák megosztása a siker alapja. Ma, amikor egyre gyakoribb a távoli munkavégzés, hatalmas kihívás lett a hatékony kommunikáció és csapatmunka megteremtése. Ugyan azt hinnénk, hogy minden eszközünk megvan a távolság áthidalására, de a tapasztalat sajnos mást mond. Ha csapatunk folyamatai, feladataink státuszai, felelősei, határidejei nem áttekinthetőek és nincsenek megfelelő platformra ültetve, az jelentős akadályt okoz cégünkben.

Legyen szó iroda, raktár, üzlet és home office közötti földrajzi távolságról, a telefonos, e-mailes üzengetés gyakran már nem elég. Egy bizonyos szervezeti összetettség felett ez túl sok elvesző információhoz, túl lassú és akadozott folyamatokhoz vezet. Amikor kollégáink idejének jelentős részét az emészti fel, hogy korábbi levelezésekben keresik az adatokat, hogy jegyzetfüzetekben vezetett információk után kutatnak, akkor szükséges digitális, lehetőleg felhő alapú megoldások után nézni.

5. Túl sok idő megy el az adminisztrációra, manuális adatrögzítésre

Az adminisztrációra szinte mindenhol szükséges rosszként tekintenek. További probléma, hogy könnyű benne hibát véteni és a lehető legritkább esetben naprakész. Még így is rengeteg időt elvesz és munkatársaink figyelmét osztja meg, hogy a munkavégzésüket még adminisztrálniuk is kell. Külön nehézséget okoz, ha ezt duplán kell elvégezni, hiszen a jegyzőkönyvek, táblázatok gyakran nincsenek összeszinkronizálva.

Egy modern vállalatirányítási rendszer egyik legnagyobb előnye, hogy jelentősen csökkenti az adminisztrációs terheket és a duplikált adatrögzítést gyakorlatilag megszünteti. Az adminisztrációs terhek minimalizálása mellett egy ERP bevezetése segít, hogy mindig valósidejű adatokat lássunk cégünkről.

Az intenzív növekedés, vagy egy új üzleti irány is esedékessé teszi egy ERP rendszer bevezetését

Cégünk nagy fejlődés előtt áll, vagy jelentős növekedésen ment keresztül? Ilyenkor gyakran üzleti folyamataink is átalakulnak, összetettebbek lesznek, több munkatársunkat kell irányítanunk, mely a korábban bevált módszerekkel nem megoldhatóak hatékonyan.

Egy ERP bevezetése akkor válik időszerűvé, amikor akkorára növünk, hogy egy-két Excel táblázatban már nem látjuk át hatékonyan cégünket, ha több csapatot kell irányítanunk és összehangolnunk, vagy akár több helyszínen zajlik a munkavégzés.

A növekedéssel gyakran együtt járnak az új szolgáltatások, értékesítési csatornák, termékkategóriák, üzleti irányok, létszámbővülés is, melyeket megfelelően kell támogatnunk digitális eszközökkel, ha versenytársainkhoz képest nem szeretnénk hátrányba kerülni, illetve szervezetünk erőforrásai elbírják a plusz feladatok terheit.

Egy ERP rendszer bevezetését úgy kell megtervezni és megvalósítani, hogy ne csak a ma, hanem a holnap igényeit is kiszolgálja. De fontos felismerni azt a pillanatot is, hogy mikor érkeztünk meg arra a méretre, hogy egy vállalatirányítási szoftver alkalmazása nemcsak megtérül, hanem komoly támogatást és nyereséget jelent vállalkozásunk számára.

Vállalatirányítási rendszer bevezetése előtt áll, kinőtte meglévő megoldásait, vagy szeretné automatizálttá tenni folyamatait? Vegye fel szakértőinkkel a kapcsolatot és ismerje meg, hogy a PULI-ERP milyen támogatást nyújthat az Ön cégének!

Ingyenes konzultációt és rendszerbemutatót kérek!

Készlet és raktárkezelés