A magyar KKV-k mindössze 13%-a számít „digitálisan fejlettnek” és csupán 1%-a „digitálisan nagyon fejlettnek”. A 21. helyezésünkkel jóval az átlag alatt teljesítünk a Európai Bizottság digitális gazdaság és társadalom fejlettségét mérő mutatója, vagyis a DESI (Digital Economy and Society Index) szerint.
Mekkora lemaradásban vannak a hazai KKV-k?
A „digitálisan nagyon fejlett” kategória éllovasai a dánok, finnek, svédek, hollandok, ahol a KKV-k 36%-a tartozik ebbe a csoportba. Ahhoz, hogy egy KKV európai szinten is ebbe az illusztris csoportba tartozhasson, például azt is vizsgálják, hogy alkalmaz-e vállalatirányítási, vagy ügyviteli rendszereket. A hazai viszonyokat viszont jól szemlélteti, hogy a magyar KKV-k körében még mindig az Excel és valamelyik számlázó program a legnépszerűbb szoftver. Emellett találkozhatunk még 1-2 célszoftverrel, de egy átfogó, összes vállalati területet integráltan kezelő vállalatirányítási rendszerbe még ma is csak kevesen fektetnek be, holott a vezető pozíciókban lévő országok jóval nyitottabban és bátrabban használják a fejlettebb technológiákat.
Az alacsony szintű digitális berendezkedés jelentős versenyhátrányt jelent szinte minden területen. Ennek ellenére a hazai felmérésből az derül ki, hogy noha a magyar KKV-k alacsony digitalizációs szinten állnak, közel negyedük szinte azonnal képes teljeskörű, valós adatokat szerezni döntéseikhez sőt, a hazai cégek 50%-ának is csak maximum 3 napra van szüksége ezekhez.
Ez azonban nem azt jelenti, hogy a digitális transzformáció nyújtotta előnyök könnyen behozhatók és kevesebb valódi előnyt nyújtanak ezek a rendszerek, hanem sokkal inkább arra figyelmeztet, hogy a cégek többségének jelentős manuális munkavégzésre, humán erőforrásra és precizitásra van szüksége, hogy hozzájusson azokhoz az adatokhoz, amiket egy digitálisan fejlett cégnél csupán egy gombnyomással elérhetünk.
Digitalizálás, digitalizálódás, digitális transzformáció?
De pontosan mit is jelentenek eredetileg ezek a gyakran szinonimaként használt kifejezések?
Digitalizálás: Az eddig kockás füzetben vezetett nyilvántartás áthelyezése excel táblázatba. A táblázatot egyvalaki frissíti és ha szükséges, a friss verziót megosztja a többiekkel e-mailen keresztül.
Digitalizálódás: Excel helyett egy felhőalapú tárhelyen történik az adatkezelés és adattárolás, melyek földrajzilag szabadon elérhetőek, megoszthatóak és valós időben frissülnek. Népszerű eszköz erre a Google Drive-on kezelt közös adatok.
Digitális transzformáció: ez egy lépcsőfokkal magasabb szintű digitális működést ír le. Például online számlázó rendszer összepárosítása a cég bankszámlájával a banki API-n keresztül. A kimenő számlák és a bankba érkező jóváírások automatikus szinkronizálása. A szükséges adatok pedig folyamatosan rendelkezésre állnak bármiféle adminisztrációs teher nélkül egy automatizált riportálási rendszer segítségével.
A COVID-19 ellenszere a digitális transzformáció?
A Deloitte és a Vodafone Group 1200 KKV-t vizsgált meg arra vonatkozóan, hogy a koronavírus hogyan hatott rájuk: mik voltak a legnagyobb kihívásaik és a digitalizáció tényleg akkora mentőövként szolgált-e, ahogy azt oly gyakran említették.
A felmérés szerint a magasan digitalizált KKV-k még a vártnál is könnyebben vészelték át a COVID-19 válságot. Egyrészt a munkavégzésük folyamatosságát nem rengette meg annyira a vírus, illetve jóval könnyebben alkalmazkodtak az új körülményekhez. A digitalizált cégek azon túl, hogy könnyebben vészelték át a vírus okozta leállásokat, számos új üzleti lehetőségekkel találták szemben magukat.
A túlélés, a versenyben maradás, vagy az új lehetőségek kiaknázása miatt cégek sokasága igyekezett digitalizáltabbá válni, de természetesen ez nem megy mint a karikacsapás.
A Vodafone Group & Deloitte felmérése ugyanis rákérdezett a digitális átállás akadályaira is.
- 73% úgy nyilatkozott, hogy komoly problémákba ütköztek az új technológiák bevezetése, használata során. Nem sikerült megfelelően integrálni ezeket a meglévő infrastruktúrába, üzleti folyamatokba, illetve az adatmigráció és korábbi technológiák kivezetése is komoly gondot okozott.
- 51% arról számolt be, hogy már magánál a megfelelő technológia, vagy szállító kiválasztásánál is komoly gondokba ütközött.
- 38% szerint a cégen belüli digitális képzésben is segítségre lenne szüksége.
Kézzel fogható a lemaradás
A beszámolókban nagyon hasonló problémákról számoltak be a KKV-k. Gyakran kibukott, hogy a vezetők nem is tudják, hogy melyik kolléga éppen mikor mit csinál, a folyamataik követése és ellenőrzése is legjobb esetben manuálisan történik, vagy a folyamatok státuszait is csak esetlegesen tudják követni.
Azon túl, hogy az automatizmusok hiányoznak a napi működésből,** a mai napig Excel táblák és Google Spreadsheet-ek tömegét kezelik a cégek, melyeket manuálisan frissítenek és gyakran duplikált módon használnak. Sőt, 2021-ben még mindig népszerűek a papíralapú dokumentációk és munkalapok. Az Excel és Google Drive nem véletlenül olyan népszerű a felhasználók körében, ugyanakkor egy növekvő KKV egyszercsak eléri azt a szintet, hogy ezen eszközök korlátai már gátolják a hatékony működésüket és növekedésüket.
Így nem meglepő, hogy bizonyos méret felett már áttekinthetetlen a cégek működése, sőt a KKV-k mintegy harmada küzd azzal, hogy a vezetők számára több céges folyamat is vakon zajlik. A workflow-k követése mellett sokszor még az alapvető pénzügyi adatok, gyártástervezés, HR-adatok, bevétel- és kiadáskövetés is csak nehezen áttekinthető.
Sőt, a Pénzcentrum szerint a magyar KKV-k egyharmada nem látja a folyamatban lévő projektjeinek várható nyereségességét, így gyakorlatilag azzal sincsenek sokszor tisztában, hogy az adott munka egyáltalán megéri-e, vagy sem. Sőt, a megkérdezettek 36%-a beszámolt olyan tapasztalatokról, hogy a különböző forrásokból beszerzett adatok nem voltak szinkronban egymással: például a valós bankszámlaegyenleg és az adóbevallás között eltérés volt. Ez az alapvető információhiány is a folyamatkövetés és a megfelelő riportálási rendszer nélkülözésére vezethető vissza, mely funkciók egy digitálisan fejlett KKV-nál a mindennapi működés szerves részei.
A folyamatok követése mellett a másik komoly kihívás, hogy az ügyfelek kezelése sem rendszerezett, automatizált. Ez – azon túl, hogy kiaknázatlanul hagyja az ügyfélkövetésben rejlő piaci lehetőségeket – rengeteg humánerőforrást felemészt. Azon cégek, akik áttérnek a fejlett digitális technológiák alkalmazására, nem csupán a cég belső működését javítják és a kollégáik leterheltségét csökkentik, hanem komoly piaci potenciálhoz is jutnak. Bizonyos üzleti automatizmusokkal, legyen az akár számlázás, rendeléskezelés vagy logisztika, olyan folyamatokat tudunk megalkotni, melyre csupán emberi munkavégzéssel nem lenne kapacitásunk.
Felhős hangulatban a KKV-k?
A holnap kihívásaira nem tudunk a tegnap technológiájával felelni. Digitális transzformációban egyre nagyobb és nagyobb szerepet játszanak a különböző cloud-alkalmazások. Már itthon is észlelhető az irány, ami a digitálisan fejlett országokban szinte magától értetődik, hogy a KKV-k is egyre inkább nyitnak a felhőalapú technológiák felé. Ez az érdeklődés egyre hangsúlyosabb és több összetevőből áll.
- A felhőalapú technológia előnyei magasan felülmúlják a helyileg telepített (on-premise) technológiák tulajdonságait, kezdve az árával, a sokoldalúságával, biztonságával, szabadságával.
- Egyre több a referencia vesz minket körül, így nő a bizalom és érdeklődés a felhőalapú technológiák irányába. Nem is kell messzire menni, elég a telefonunkat kézbe venni, vagy a TV-t bekapcsolni, ma már mindenhol belefutunk stabilan működő, akár komplex igényeket is kielégítő felhőalapú alkalmazásokba.
A KKV-k digitális átállása ugyan még jelentősen el van maradva a nagyvállalatok berendezkedésétől (például 2019-ben csupán a hazai KKV-k 17%-a alkalmazott különböző felhőalkalmazásokat), de ez a távolság évről-évre csökken. Sőt, azok a vállalkozások, melyek már átlépték a digitális transzformáció kapuját, egyre komfortosabban érzik magukat az új lehetőségek között.
A tudatos cégeké a jövő
Megfigyelhető, hogy azok a cégek, ahol egy modern vállalatirányítási rendszerre lett átültetve a működés, nem pusztán egy új szoftvert kaptak a régi gondolkodásukhoz, hanem gyakran gyökeres szemléletváltás is társult az új szoftver mellé.
A vállalatirányítási rendszert fejlesztő cégek beszámolói alapján egyre több cég aknázza ki az ERP rendszerekben rejlő lehetőségeket. Aktívan támaszkodnak ezekre a szoftverekre a cégvezetésben és döntéshozásban, emelett egyre gyakrabban kérnek hozzájuk új fejlesztéseket, bátran kommunikálnak új igényeket. Felismerték, hogy egy vállalatirányítási rendszer nem pusztán egy “okos adminisztrációs felület”, hanem jóval átfogóbb és a stratégiai célokat is kiszolgáló eszköz lehet, tehát a cégvezetők egyre fejlettebb elemzési és riportálási funkciókat kérnek a fejlesztőktől.
A döntéshozás támogatása mellett komoly folyamat- és üzletfejlesztést valósítanak meg a cégek a vállalatirányítási rendszerek segítségével, például egy automatizált rendszer nélkül aligha lenne megvalósítható egy forgalmas webshop 24 órán belül vállalt kiszállítása, mely komoly versenyelőny a konkurenciával szemben, vagy akár bármelyik e-sharing szolgáltatás.
Hogy melyik KKV-k lesznek a digitális transzformáció nyertesei?
A DESI felmérése szerint jelenleg hátul kullogunk a sorban, ami a KKV-k digitális fejlettségét illeti, de érezhető, hogy a hazai cégek is egyre nyitottabbak, befogadóbbak az új technológiákkal szemben. A saját ügyfeleink példáiból látjuk mi is, hogy egy-egy jól ütemezett digitális átállás mekkorát lendíthet egy vállalkozáson. Ehhez azonban nem elég első fecskének lenni, hanem az általunk választott digitális rendszerek minőségén, kidolgozottságán is múlik, hogy mennyit nyerhetünk. Egy jól megalkotott vállalatirányítási rendszer képes akkora előnyt adni, hogy egy középerős cég is képes lehet az iparágat teljesen felforgatni, átrendezni az erőviszonyokat és új piaci lehetőségeket nyitni.
