Miben segít egy modern leltár program?
Egy modern leltár program funkciói és szerepe a hazai KKV-k folyamataiban.Egy modern leltár program jóval túlmutat egy egyszerű készletfigyelő alkalmazáson, hiszen
- a különböző mozgás riportok,
- sarzs kezelés,
- különböző raktárak kezelése,
- egységes, vagy partnerenként eltérő vonalkód kezelések,
- egyszerűsített és vakleltár, papíros kiszedés
- szavatosság kezelés
- tárhelyes és nem tárhelyes működés funkciói lényeges versenyelőnyt nyújtanak azokkal a cégekkel szemben, akik még nem váltottak egy speciálisan ezekre a feladatokra létrehozott készletkezelő szoftverre.
Leltározás előtt elvégzendő feladatok
A legjobb leltár program is csak akkor hasznos, ha pontos adatokkal dolgozhat. Ezért a szoftver bevezetését egy alapos leltárral kell kezdenünk. A leltár előkészítése az egyik legfontosabb mozzanata a leltározásnak, ami döntően meghatározhatja a leltározásra fordított időt, a leltár eredményét és magát a leltár sikerességét. Rakjunk tehát rendet. Rakjunk rendet!RENDRAKÁS LÉPÉSEI
- A termékeknek beazonosíthatónak kell lenniük, ezt már a rendrakáskor célszerű ellenőrizni.
- Az azonos cikkszámmal (sarzsos termékek esetén azonos sarzs számmal) rendelkező termékeket tegyük azonos tárhelyre. Amennyiben ez nem lehetséges, akkor szomszédos tárhelyekre.
- Minden termék tárhelyen legyen, ne legyenek a sorok között leesett termékek.
- Minden áruátvétel alatt lévő terméket érdemes átvenni és tárhelyre kell pakolni. Ez nem kötelező, de ajánlott, különben ott is leltározni kell, ami jellemzően sokkal nehezebb, mint a normál tárhelyek számolása. Amennyiben maradnak olyan termékek, amik még nem kerültek az áruátvétel tárhelyre, akkor azokat jól láthatóan, egyértelműen el kell különíteni. Ezeket a termékeket nem kell megszámolni!
- Az árukiadási tárhelyet érdemes kiüríteni, különben ott is leltározni kell, ami jellemzően sokkal nehezebb, mint a normál tárhelyek számolása.
- A termékeket ki kell adni az ügyfeleknek. Amennyiben a partner nem viszi el a termékeit, azokat jól láthatóan, egyértelműen el kell különíteni. Ezeket a termékeket nem kell megszámolni!
- Az árukiadási tárhelyet érdemes kiüríteni, különben ott is leltározni kell, ami jellemzően sokkal nehezebb, mint a normál tárhelyek számolása.
- Selejtezés. Érdemes a selejtezésre ítélt termékek selejtezését elvégezni, hogy ezeket se kelljen megszámolni.
- A blokkolt termékeket is ki kell tisztázni.
Mikor van szükségünk egy leltár programra?
- Túl lassú, rugalmatlan a raktárunk
- Gyakran káoszos, átláthatatlan a készletünk
- Túl sok a hiba, tévesztés és pontatlanság
- Több üzlet, vagy akár több raktár folyamatait kell összehangolunk
- Túl nagy készletet kell fenntartanunk, hogy ki tudjuk szolgálni a vevői igényeket
- Nehézkes, lassú a kommunikáció, adatáramlás a kollégák és különböző szervezeti egységeink között
- Gyakori az eltérés a rendszerben lévő és valós készletszint között
- Gyakori a készlethiány, szavatossági problémák
- Túl sok a munkája kollégáinknak, rengeteg a duplikált feladat
- Nehezen kiszámítható és tervezhető a munka, gyakran váltják egymást a túlórák és az üresjáratok is
- Nem hatékony a raktárunk és túl nagy költséget emészt fel a jelenlegi működtetés
- Nehéz a riportálás, nehezen tudunk következtetéseket levonni
Leltározási tippek és módszertan
Egy leltár progammal sok, korábban manuális lépést automatizálhatunk, azonban a szoftver alkalmazása mellett is lesz feladata kollégáinknak. Tapasztalatok szerint egy megfelelően előkészített és bevezetett raktár szoftvert a kollégáink pár héten belül örömmel és hatékonyan használnak. Természetes jelenség, hogy az új folyamatok és sokéves rutinok felülírása az első pár nap, hét során okozhat némi idegenkedést. Hogy mielőbb kihasználjuk az új szoftverben rejlő lehetőségeket, tanácsos alaposan felkészíteni kollégáinkat az új program alkalmazására.
- Érdemes 2 fős csapatokkal menni, ha megoldható. Mobileszköznél 1 fő is elég lehet.
- Minden sor egy csapatnak legyen kiosztva, hogy ne zavarják egymást és egyértelműen mindenki tudja, hogy mit kell leltároznia.
- Előre legyen eldöntve, hogy a polcokon milyen sorrendben történik a számolás. Előbb páratlant, aztán párost leltározunk és fentről lefele vagy lentről felfele leltározzuk a polcokat, hogy csökkentsük a hibalehetőségeket..
- Az adott leltár csapat csak akkor pihenjen, ha teljesen befejezett egy utcát.
- Amennyiben raklapokat kell levenni, akkor levételkor minden raklapra legyen ráírva, hogy milyen címről lett levéve, hogy lehessen tudni, hogy milyen címre kell leltározni azt a raklapot és hogy hova kell visszarakni.
- A számolás során (különösen, akkor ha egy tárhely sok különböző terméket tartalmaz) ajánlott a már megszámolt termékeket megjelölni (például egy cetlivel), hogy mindig tudjuk, hogy hol tartunk.
- Megfelelően kell kezelni a termékek mennyiségi egységeit és a leltározásnak az alapértelmezett mennyiségi egységben kell történnie.
- Érdemes csinálni egy listát a sorokról és azon jelölni, hogy melyik sort ki leltározza, mely sorok lettek befejezve leltározás szempontjából és mely sorokra küldtünk már ellenőrt. Így egyszerűen nyomon lehet követni a leltár menetét.
- Teljes leltár esetén cél , hogy semmi se maradjon ki, amit meg kell számolni. A sorokon túl minden olyan helyet, tárhelyet leltározni kell, ahol az adott raktárhoz tartozó termékek vannak. Fontos, hogy sorok és azon belül polcok szerint kell végigmenni és mindent rögzíteni a mobileszközzel vagy közvetlenül a leltár programunkba.
- Részleltár esetén csak bizonyos sorokat, termékkategóriát vagy egy megadott beszállító termékeit leltározzuk. (A termékkategória és a megadott beszállító termékeinek leltározása csak egyszerűsített leltárral lehetséges).
- Amennyiben csak egy kiválasztott termékkategória vagy beszállító termékeit leltározzuk, akkor lehet, hogy a leltár nem lesz tökéletes, mert ha egy termékből néhány darab teljesen máshol van (és a rendszer sem tud róla) akkor azokat nem fogjuk megtalálni. Ha részleltárakkal végigleltározzuk az adott raktár teljes készletét, akkor elvileg mindent megtalálhatunk, azonban ez a tapasztalatok szerint ritkán sikerül és gyakran vezet pontatlanságokhoz.
Integrált leltár program
Amennyiben leltározó szoftverünk egy komplex, integrált vállalatirányítási rendszer részét képzi, a kollégáink jóval eredményesebben tudnak együttműködni többi szervezeti egységünkkel. Például a rendszerünk azonnal jelez, hogy melyik üzletünkben kell pótolni fogyóban lévő termékeinket, vagy értesítést küldhet a közeli lejáratú termékeinkről.
Ha pedig a vállalatirányítási rendszerünk moduljai egymással és külső rendszerekkel is össze vannak kötve (például egy webshop motorral, NAV-val, vagy egy törzsvásárlói rendszer üzemeltetőjével, futárcéggel), akkor üzleti folyamataink egy új szintre lépnek. Például leltár programunk alacsony készletszint esetén automatikusan képes jelezni a a beszerzőnk felé, vagy akár közvetlenül rendelést ad le beszállítóinknak, vagy gyártónknak. Azon túl, hogy ez rengeteg terhet vesz le vállunkról, kiküszöbölheti az emberi munkavégzésben rejlő kockázati tényezőket.
Egy megfelelően integrált vállalatirányítási rendszer rengeteg előnnyel jár. Nem csupán pontosabb és hatékonyabb lesz munkavégzésünk, de a beépített automatizációknak és a modulok összekapcsolásának köszönhetően elkerüljük a duplikált adatrögzítést, gyorsabbá válik a cégen belüli kommunikáció. Segítségével optimalizálhatjuk a raktározást, gyártást, szállítást, kiszámíthatóbbá tehetjük működésünket és illetve csökkenthetjük készletigényeinket.
Egy speciális szoftver jelentős segítséget nyújt, de nem szabad elfelejtenünk, hogy a leltár program csak azokat a termékeket tartalmazza, amiket megtaláltunk, megszámoltunk és mi, vagy egy másik szoftver rögzített benne.
Amikor a leltárívet megszámoltnak tekintjük, akkor le lehet generálni az esetleges eltéréseket, amiket letöltve egy számítógépre, vagy akár kinyomtatva újra tudunk ellenőrizni. Érdemes az ellenőrzést a legnagyobb eltérés értékkel és/vagy mennyiséggel kezdeni és haladni az egyre kisebbek felé. Fontos, hogy az ellenőrzést végző kollégánk feladata, hogy az adott címen az adott cikk mennyiségét ellenőrizze. Nem feladata körbenézni és máshol megtalálni a terméket.
Az eltérések (akár többszöri, több körben történő) megszámolása után a véglegesnek tekintett mennyiségeket rögzíteni kell a rendszerben a leltár újranyitása után.
Felhő alapú leltár program
Már Magyarországon is exponenciálisan nő a felhő alapú üzleti szoftverek értékesítése, a leltár programok között is egyre több a felhő alapú.
Egy felhő alapú szoftver nem igényel drága és kényes szerverparkot, hiszen egy átlagos laptopon, lakossági internet hozzáféréssel elérhető egy böngészőből, így gyakorlatilag bárhol és bármikor elérhető. Ez a tulajdonság nagy előnyt jelent, ha több üzlettel, raktárral, irodával rendelkezünk.
A hozzáférés rugalmasságának, a stabil működésének és egyszerű hardverigényének köszönhetően egy felhőalapú ERP szoftver részét képző leltár programot a rendszer szolgáltatója paraméterezi és tartja karban, így csökkentve az IT-s kollégák feladatait.
Legjellemzőbb leltározási hibák
Egy leltár program hatalmas segítséget nyújt, azonban egy szoftver is csak akkor pontos, ha megfelelően visszük be az adatokat. Melyek lehetnek a legáltalánosabb leltározási hibák?
- Kimarad egy tárhely vagy a tárhelyen néhány termék.
- Két terméket összenéznek és egynek leltároznak (ez elkerülhető, ha nem rakunk egy címre hasonló termékeket bevételezéskor).
- Két terméket összekevernek leltározás során (ez elkerülhető, ha nem rakunk egy címre hasonló termékeket bevételezéskor).
- Kartonban lévő mennyiségeket nem számolják, hogy valójában nem annyi van benne. A bontott kartonok könnyen vezetnek félreértésekhez, ha nem kezeljük őket pontosan.
A leltár programok leggyakoribb funkciói
- Termékek készletre vétele
- Vevői rendelések kiszedése
- Szállítólevél készítés
- Vevői visszáru kezelés
- Készletek mozgatása raktárak vagy boltok között
- Költséghelyes kiadás
- Egyszerűsített gyártás támogatás (összeszerelés, összecsomagolás)
- Leltár (időszakos, éves, termékkategória szerinti, beszállító szerinti stb.)
- Speciális mozgások (selejtezés, átminősítés, készlet zárolás, értékvesztés)
- Revideálás, kiszedés ellenőrzés
- Csomagkezelés
- Költségfelosztás
- Automatikus készletfoglalás
- Mobileszköz használat
- Tárhelyes raktár támogatás
- Változatos riportálási lehetőségek
Tudjon meg többet a PULI-ERP leltár programjáról. Ismerje meg Készlet- és raktárkezelés modulunkat, vagy vegye fel a kapcsolatot szakértőnkkel, aki felméri cége folyamatait és megoldást kínál rájuk!